Vollzeit: Office Manager (m/w/d) in Heidelberg – 20,50 € pro Stunde

Jobbeschreibung

In Heidelberg wirst du als Office Manager in einem innovativen Unternehmen tätig sein, das eine kompetente Kraft für die umfassende Organisation des Büroalltags sucht. Du übernimmst eine zentrale Rolle im Unternehmen und sorgst dafür, dass alle administrativen Prozesse optimal funktionieren. Der Arbeitsplatz befindet sich in modernen, lichtdurchfluteten Büroräumen in attraktiver Lage Heidelbergs mit hervorragender Verkehrsanbindung. Dir steht ein ergonomischer Arbeitsplatz mit hochwertiger technischer Ausstattung zur Verfügung.

Branche: Wirtschaft, Sekretariat

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Office Manager (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen die eigenverantwortliche Leitung des Office-Bereichs, das komplexe Terminmanagement für die Geschäftsführung, die Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings und Geschäftsreisen sowie die Erstellung anspruchsvoller Korrespondenz, Berichte und Präsentationen. Du übernimmst die Schnittstellenfunktion zwischen Management, Mitarbeitern und externen Kontakten, koordinierst und optimierst Büroprozesse, kümmerst dich um die Budgetverwaltung für den Office-Bereich und unterstützt bei der Umsetzung strategischer Projekte.

Zusätzlich bist du verantwortlich für die Organisation und Durchführung von Firmenveranstaltungen, die Betreuung von Besuchern und Geschäftspartnern, die Verwaltung von Verträgen und wichtigen Unterlagen sowie die Unterstützung in Personalangelegenheiten. Du übernimmst Recherche- und Analyseaufgaben, erstellst Entscheidungsvorlagen für das Management, kümmerst dich um die Kommunikation mit internationalen Partnern und unterstützt bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Anforderungen:

Für diese Position erwarten wir eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium im Bereich Wirtschaft, BWL oder vergleichbare Qualifikationen sowie mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder einer vergleichbaren Position. Ausgezeichnete MS Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) werden vorausgesetzt, Erfahrung mit CRM-Systemen ist von Vorteil. Du solltest über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift verfügen. Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, hervorragende Kommunikationskompetenz, Eigeninitiative und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein sind unerlässlich für diese Position.

Du zeichnest dich durch eine strukturierte, vorausschauende Arbeitsweise und herausragende Organisationsfähigkeiten aus. Deine exzellenten kommunikativen Fähigkeiten und dein diplomatisches Geschick ermöglichen dir einen souveränen Umgang mit Personen auf allen Hierarchieebenen. Du arbeitest selbstständig, proaktiv und lösungsorientiert. Deine Belastbarkeit, Flexibilität und Dienstleistungsorientierung machen dich zu einer wertvollen Unterstützung für das gesamte Team. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen, analytisches Denken und die Fähigkeit, komplexe Aufgaben effizient zu koordinieren, runden dein Profil ab.

Arbeitszeiten:

Die reguläre Arbeitszeit beträgt 40 Stunden pro Woche, verteilt auf Montag bis Freitag von 9:00 bis 18:00 Uhr mit einer Stunde Mittagspause. Es besteht ein flexibles Arbeitszeitmodell mit Kernarbeitszeiten von 10:00 bis 15:00 Uhr. Nach erfolgreicher Einarbeitung ist auch teilweises Homeoffice möglich. Bei entsprechender Qualifikation und Eignung kann auch eine 4-Tage-Woche mit 32 Stunden vereinbart werden. Gelegentliche Überstunden bei wichtigen Projekten oder Veranstaltungen werden durch Freizeitausgleich oder Vergütung kompensiert.

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine verantwortungsvolle Position mit vielseitigen Aufgaben und Gestaltungsspielraum, eine attraktive Vergütung von 20,50 € pro Stunde, 30 Tage Jahresurlaub, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum teilweisen Homeoffice. Du erhältst Zugang zu regelmäßigen Weiterbildungsmöglichkeiten, einen Zuschuss zum Jobticket oder Parkplatz, kostenlose Getränke und Snacks sowie regelmäßige Team-Events. Du wirst Teil eines dynamischen, internationalen Teams mit flachen Hierarchien und hast hervorragende Entwicklungsperspektiven in einem wachsenden Unternehmen.