Vollzeit: Office Manager (m/w/d) in Baunatal – 19,50 € / Stunde

Jobbeschreibung

In Baunatal suchen wir für ein innovatives Technologieunternehmen einen erfahrenen Office Manager zur Leitung des Bürobetriebs. Du bist die zentrale organisatorische Stütze und sorgst für reibungslose Abläufe in allen administrativen Bereichen. CALUMA vermittelt dich direkt an den Arbeitgeber, der ein dynamisches Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und einer offenen Unternehmenskultur bietet. Die Position eignet sich ideal für Personen mit Berufserfahrung im Büro- oder Verwaltungsbereich, die Verantwortung übernehmen und Prozesse gestalten möchten.

Branche: Wirtschaft, Sekretariat

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Bürofachkraft (m/w/d)

Aufgaben:

Als Office Manager übernimmst du die eigenständige Organisation und Koordination des Büroalltags und fungierst als erste Anlaufstelle für Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner. Du bist verantwortlich für die Terminplanung und -koordination der Geschäftsführung sowie die Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings und Geschäftsreisen. Die Überwachung und Optimierung administrativer Prozesse sowie die Erstellung und Pflege von Dokumentationen und Arbeitsanweisungen gehören ebenso zu deinen Aufgaben wie die Bearbeitung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache. Du kümmerst dich um das Vertragsmanagement und unterstützt bei Personalthemen wie der Vorbereitung von Bewerbungsgesprächen und Onboarding-Prozessen. Auch die Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial und -ausstattung sowie die Koordination externer Dienstleister fallen in deinen Verantwortungsbereich.

Zusätzlich zu deinen Hauptaufgaben übernimmst du die Organisation und Durchführung von Firmenveranstaltungen und Team-Events. Du unterstützt bei der Buchhaltung, z.B. bei der Rechnungsprüfung und der Vorbereitung von Unterlagen für Steuerberater. Die Mitwirkung bei Marketingaktivitäten, wie der Pflege der Website und Social-Media-Kanäle, gehört ebenso zu deinen Nebenaufgaben wie die Unterstützung bei Projekten zur Prozessoptimierung. Du hilfst bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten für die Geschäftsführung und fungierst als Schnittstelle zwischen verschiedenen Abteilungen. Bei Bedarf übernimmst du auch die Einarbeitung und Anleitung von Assistenzkräften oder Praktikanten.

Anforderungen:

Für diese Position benötigst du idealerweise eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein betriebswirtschaftliches Studium mit mehrjähriger Berufserfahrung im Office Management oder vergleichbaren Bereichen. Du verfügst über ausgezeichnete MS Office-Kenntnisse und hast idealerweise Erfahrung mit CRM- und ERP-Systemen. Deine Deutsch- und Englischkenntnisse sind sehr gut in Wort und Schrift. Du zeichnest dich durch ein ausgeprägtes Organisationstalent, strukturierte Arbeitsweise und hohe Eigeninitiative aus. Kommunikationsstärke, Durchsetzungsvermögen und eine lösungsorientierte Denkweise sind wichtig für diese Position. Ein professionelles, verbindliches Auftreten und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen runden dein Profil ab.

Für diesen Job sind deine ausgeprägten Führungs- und Organisationsqualitäten entscheidend, die dir helfen, den Bürobetrieb effizient zu koordinieren und Prioritäten strategisch zu setzen. Deine hervorragenden Kommunikationsfähigkeiten ermöglichen dir einen souveränen Umgang mit Geschäftspartnern, Kunden und Kollegen auf allen Hierarchieebenen. Du arbeitest selbstständig, proaktiv und lösungsorientiert, behältst auch in stressigen Situationen den Überblick und triffst eigenverantwortliche Entscheidungen. Deine analytische Denkweise hilft dir, Prozesse zu hinterfragen, Optimierungspotenziale zu identifizieren und effiziente Lösungsansätze zu entwickeln. Du verfügst über ein hohes Maß an Belastbarkeit, Flexibilität und Serviceorientierung, kombiniert mit diplomatischem Geschick und Durchsetzungsvermögen. Deine Detailorientierung und Genauigkeit stellen sicher, dass administrative Abläufe präzise und fehlerfrei gestaltet werden.

Arbeitszeiten:

Die Arbeitszeiten sind Montag bis Freitag von 9:00 bis 17:30 Uhr bei einer Vollzeitbeschäftigung (40 Stunden/Woche). Es besteht ein flexibles Arbeitszeitmodell mit Kernarbeitszeiten, und nach Einarbeitung ist teilweises Home-Office möglich.

Zusammenfassung:

Als Office Manager erhältst du eine attraktive Vergütung von 19,50 € pro Stunde bei einer unbefristeten Anstellung mit sehr guten Entwicklungsmöglichkeiten. Du profitierst von einem hohen Maß an Eigenverantwortung und Gestaltungsfreiraum sowie 30 Tagen Jahresurlaub. Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten nach Einarbeitung unterstützen deine Work-Life-Balance. Du arbeitest in modern ausgestatteten Büroräumen mit ergonomischen Arbeitsplätzen und aktueller Technik. Regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten fördern deine fachliche und persönliche Entwicklung. Zusätzliche Benefits umfassen ein betriebliches Gesundheitsmanagement mit Sportangeboten, kostenlose Getränke und Obstkorb, regelmäßige Firmenevents sowie eine betriebliche Altersvorsorge.