Vollzeit: Office Manager (m/w/d) für Ulm – 20,25 € pro Stunde

Jobbeschreibung

In der Wissenschaftsstadt Ulm übernimmst du als Office Manager eine Schlüsselposition in einem wachsenden IT-Unternehmen. Du bist die zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Fachabteilungen und externen Partnern und sorgst dafür, dass alle administrativen Prozesse reibungslos funktionieren. An deinem modern ausgestatteten Arbeitsplatz koordinierst du vielfältige Aufgaben und trägst mit deiner strukturierten Arbeitsweise maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei.

Branche: Wirtschaft, Sekretariat

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Bürofachkraft (m/w/d)

Aufgaben:

Als Office Manager übernimmst du das komplette Büromanagement und sorgst für effiziente administrative Abläufe. Du verantwortest die anspruchsvolle Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache und managst die Terminkoordination für die Geschäftsführung. Die Organisation und Vor- und Nachbereitung von Meetings einschließlich Protokollführung fallen in deinen Verantwortungsbereich. Du kümmerst dich um die Reiseplanung und -organisation für die Führungsebene und unterstützt bei der Vorbereitung von Präsentationen für Kundentermine und interne Veranstaltungen. Die Betreuung des Empfangsbereichs und die Koordination mit Facility-Management-Dienstleistern gehören ebenfalls zu deinen Aufgaben.

Zusätzlich zu den administrativen Kernaufgaben übernimmst du die Organisation von Firmenveranstaltungen und Teamevents. Du koordinierst die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und unterstützt bei administrativen HR-Prozessen. Die Bestellung und Verwaltung von Büromaterial sowie die Kontrolle und Freigabe entsprechender Rechnungen fallen in deinen Zuständigkeitsbereich. Bei Bedarf unterstützt du die Buchhaltung bei der Vorbereitung von Unterlagen für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer und hilfst bei der Implementierung und Optimierung digitaler Workflows. Gelegentlich übernimmst du auch die Recherche zu verschiedenen Themen und unterstützt bei der Erstellung von Marktanalysen.

Anforderungen:

Für diese verantwortungsvolle Position benötigst du eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Weiterbildung im Bereich Office Management, oder ein betriebswirtschaftliches Studium. Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, vorzugsweise in der IT-Branche, wird vorausgesetzt. Du verfügst über ausgezeichnete MS-Office-Kenntnisse und Erfahrung mit modernen Kommunikationstools und Projektmanagementsoftware. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind für die tägliche Kommunikation unerlässlich. Erfahrung im Umgang mit ERP-Systemen und in der Organisation von Events ist von Vorteil. Eine selbstständige, proaktive Arbeitsweise und hervorragende Organisationsfähigkeiten runden dein Profil ab.

Du zeichnest dich durch dein ausgeprägtes Organisationstalent und deine strukturierte Arbeitsweise aus. Deine exzellenten kommunikativen Fähigkeiten und dein sicheres, professionelles Auftreten machen dich zur idealen Besetzung für diese repräsentative Position. Du überzeugst durch deine Dienstleistungsorientierung und hohe Kundenfreundlichkeit. Selbst in stressigen Situationen behältst du den Überblick und kannst Prioritäten situationsgerecht anpassen. Deine Diskretion und Loyalität beim Umgang mit vertraulichen Informationen sind selbstverständlich. Du arbeitest sowohl selbstständig als auch teamorientiert und bist bekannt für deine Hands-on-Mentalität. Deine Belastbarkeit und Flexibilität helfen dir, auch bei hohem Arbeitsaufkommen qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 40 Stunden pro Woche, Gleitzeit zwischen 7:00 und 19:00 Uhr mit Kernarbeitszeiten von 10:00 bis 15:00 Uhr

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine anspruchsvolle Position mit überdurchschnittlicher Vergütung von 20,25 € pro Stunde in einem innovativen, wachstumsstarken IT-Unternehmen in Ulm. Du erhältst einen modernen, ergonomisch ausgestatteten Arbeitsplatz in zentraler Lage und profitierst von flexiblen Arbeitszeitmodellen mit der Möglichkeit für teilweises Homeoffice nach der Einarbeitungsphase. Nach einer strukturierten Einarbeitung übernimmst du einen eigenverantwortlichen Aufgabenbereich mit viel Gestaltungsspielraum. Du wirst Teil eines dynamischen, internationalen Teams mit flachen Hierarchien und Start-up-Atmosphäre. Regelmäßige Feedbackgespräche und Weiterbildungsmöglichkeiten unterstützen deine persönliche und berufliche Entwicklung. Zusätzliche Benefits wie Team-Events, kostenlose Getränke und Snacks sowie ein Zuschuss zum Jobticket runden das Angebot ab. Bei beidseitigem Interesse besteht die Möglichkeit einer langfristigen Übernahme in ein direktes Anstellungsverhältnis beim Kundenunternehmen.