Vollzeit: Office Manager/in mit Telefonservice in Lippstadt – 19,50 €/Stunde

Jobbeschreibung

Als Office Manager/in mit Schwerpunkt Telefonservice in Lippstadt wirst du für verschiedene mittelständische Unternehmen tätig sein. Du arbeitest in einem modernen, zentral gelegenen Büro und übernimmst die professionelle telefonische Repräsentation unserer Kunden. Die Tätigkeit ist abwechslungsreich und vielseitig, da du für mehrere Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen als telefonische Schnittstelle fungierst. Du wirst Teil eines eingespielten Teams, das sich gegenseitig unterstützt und für einen reibungslosen Ablauf sorgt. Die Position bietet dir die Möglichkeit, deine organisatorischen und kommunikativen Talente voll einzusetzen.

Branche: Wirtschaft, Sekretariat

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Office Manager/in mit Telefonservice (m/w/d)

Aufgaben:

Als Office Manager/in mit Telefonservice bist du die erste Stimme, die Anrufer hören, wenn sie unsere Kunden kontaktieren. Du nimmst Anrufe professionell entgegen, identifizierst das jeweilige Kundenunternehmen korrekt und vermittelst Gespräche an die richtigen Ansprechpartner. Bei Nichterreichbarkeit nimmst du Nachrichten entgegen und sorgst für eine zuverlässige Weiterleitung. Du beantwortest allgemeine Anfragen selbstständig und gibst Auskünfte zu Öffnungszeiten, Anschriften oder Veranstaltungen. Alle Gespräche dokumentierst du sorgfältig in den entsprechenden Kundensystemen und stellst sicher, dass keine Information verloren geht.

Neben dem Telefonservice übernimmst du auch administrative Aufgaben für unsere Kundenunternehmen. Dazu gehören die Bearbeitung eingehender E-Mails nach Vorgaben, die Erstellung einfacher Korrespondenz, die Pflege von Kontaktdaten und die Terminkoordination für Besprechungen. Du unterstützt bei der Organisation von Meetings, bereitest Unterlagen vor und hilfst bei der Koordination von Reiseplanungen. Auch die Aktualisierung von Informationen auf Webseiten oder in sozialen Medien kann zu deinen Aufgaben gehören. Bei Bedarf unterstützt du vor Ort bei kleineren Bürotätigkeiten wie Postbearbeitung oder Ablage.

Anforderungen:

Für diese Position bringst du idealerweise eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Berufserfahrung im Büro- oder Sekretariatsbereich mit. Alternativ überzeugen auch Quereinsteiger mit relevanter Erfahrung in der telefonischen Kundenbetreuung. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind unerlässlich, Englischkenntnisse von Vorteil. Du solltest sicher im Umgang mit MS Office-Anwendungen sein und dich schnell in neue Software-Umgebungen einarbeiten können. Eine angenehme Telefonstimme, fehlerfreie Rechtschreibung und ein gepflegtes Erscheinungsbild werden vorausgesetzt. Wichtig sind zudem Zuverlässigkeit, Diskretion und die Fähigkeit, auch in hektischen Situationen den Überblick zu behalten.

Du überzeugst durch deine professionelle, freundliche Kommunikation am Telefon. Deine Stimme ist klar, deutlich und vermittelt Kompetenz und Vertrauenswürdigkeit. Du bist ein Organisationstalent, arbeitest strukturiert und behältst auch bei parallelen Anforderungen verschiedener Kunden den Überblick. Deine Arbeitsweise ist selbstständig, zuverlässig und lösungsorientiert. Du bist anpassungsfähig und kannst dich schnell auf unterschiedliche Unternehmen und deren spezifische Anforderungen einstellen. Als Teamplayer unterstützt du deine Kollegen und bringst eigene Ideen zur Prozessoptimierung ein. Diskretion und ein verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen sind für dich selbstverständlich.

Arbeitszeiten:

Die Vollzeitstelle umfasst 40 Stunden pro Woche. Die Kernarbeitszeiten liegen zwischen 08:00 und 18:00 Uhr von Montag bis Freitag. Die genauen Schichten werden im Team abgestimmt und in einem monatlichen Dienstplan festgehalten.

Zusammenfassung:

Dir wird ein attraktives Gehalt von 19,50 € pro Stunde geboten. Du erhältst eine umfassende Einarbeitung in die verschiedenen Kundensysteme und -anforderungen sowie regelmäßige Schulungen zur Optimierung deiner Kommunikationsfähigkeiten. Dein Arbeitsplatz ist ergonomisch gestaltet und mit modernster Kommunikationstechnik ausgestattet. Kostenlose Getränke, flexible Pausenzeiten und ein angenehmes Arbeitsklima sorgen für dein Wohlbefinden. Der Standort in Lippstadt ist zentral gelegen und gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar. Bei entsprechender Eignung bestehen Entwicklungsmöglichkeiten zum Key Account Manager für bestimmte Kundengruppen.