Vollzeit: Executive Assistant (m/w/d) in München – 21,00 € / Stunde

Jobbeschreibung

Als Executive Assistant in einem international tätigen Unternehmen in München bist du die rechte Hand der Geschäftsführung und übernimmst anspruchsvolle administrative und organisatorische Aufgaben. Du sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Management-Bereich und bist eine wichtige Schnittstelle zwischen der Führungsebene, den Mitarbeitern und externen Kontakten. CALUMA vermittelt hochqualifizierte Management-Assistenzen an Unternehmen, die professionelle Unterstützung auf höchstem Niveau suchen. Diese Vollzeitstelle bietet dir die Möglichkeit, deine Expertise in einem internationalen Umfeld einzubringen und dich beruflich weiterzuentwickeln.

Branche: Wirtschaft, Sekretariat

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Management Assistenz (m/w/d)

Aufgaben:

In dieser Position bist du verantwortlich für das umfassende Management der Geschäftsführungsagenden. Du übernimmst die komplexe Terminkoordination und Kalenderführung, bereitest Meetings inhaltlich vor und nimmst an wichtigen Besprechungen teil. Die Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsvorlagen für das Management, die anspruchsvolle Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sowie die Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen gehören zu deinen täglichen Aufgaben. Du organisierst Veranstaltungen, Konferenzen und repräsentative Events und fungierst als Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung und den verschiedenen Abteilungen. Zudem bist du für die Priorisierung und Filterung von Anfragen zuständig und unterstützt bei strategischen Projekten.

Zusätzlich übernimmst du die Kommunikation mit dem Aufsichtsrat und bereitest Unterlagen für Aufsichtsratssitzungen vor. Du koordinierst und überwachst Fristen und Projekte, unterstützt bei der Erstellung von Geschäftsberichten und bei der Vorbereitung von Präsentationen für Investoren und Geschäftspartner. Die Recherche und Aufbereitung von Markt- und Wettbewerbsinformationen, die Unterstützung bei der Entwicklung von Unternehmensstrategien und die Mitarbeit bei der Implementierung neuer Prozesse gehören ebenfalls zu deinem Verantwortungsbereich. Du bist außerdem für die Organisation von internationalen Videokonferenzen und die Koordination mit ausländischen Niederlassungen zuständig. Bei Bedarf übernimmst du auch repräsentative Aufgaben und begleitest die Geschäftsführung zu wichtigen Terminen.

Anforderungen:

Für diese Position benötigst du eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium im Bereich Wirtschaft, Verwaltung oder eine vergleichbare Qualifikation. Mehrjährige Berufserfahrung als Management- oder Vorstandsassistenz ist erforderlich. Exzellente MS-Office-Kenntnisse (insbesondere PowerPoint, Excel und Outlook) sind unerlässlich. Du solltest über verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift verfügen, weitere Fremdsprachen sind von Vorteil. Ein hohes Maß an Organisations- und Kommunikationsfähigkeit, absolute Diskretion und Loyalität sowie ein selbstbewusstes und sicheres Auftreten werden erwartet. Erfahrung im internationalen Umfeld und interkulturelle Kompetenz runden dein Profil ab.

Du verfügst über ausgeprägte analytische Fähigkeiten, eine schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, komplexe Zusammenhänge zu verstehen. Deine exzellenten kommunikativen Fähigkeiten und dein sicheres, souveränes Auftreten machen dich zur idealen Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitern und externen Kontakten. Du arbeitest proaktiv, lösungsorientiert und behältst auch unter hohem Druck den Überblick. Die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und strategisch zu denken, zeichnet dich aus. Du bist absolut diskret im Umgang mit vertraulichen Informationen und zeichnest dich durch ein hohes Maß an Loyalität aus. Deine interkulturelle Kompetenz und Anpassungsfähigkeit ermöglichen dir ein erfolgreiches Agieren im internationalen Umfeld. Ein hohes Qualitätsbewusstsein und Detailorientierung runden dein Profil ab.

Arbeitszeiten:

Die Vollzeitstelle umfasst 40 Stunden pro Woche. Die Arbeitszeiten liegen zwischen 9:00 und 18:00 Uhr von Montag bis Freitag, je nach Bedarf der Geschäftsführung auch mit flexiblen Einsatzzeiten.

Zusammenfassung:

Unser Kunde bietet dir eine anspruchsvolle Position in einem internationalen Unternehmen mit Hauptsitz in München. Die Vergütung beträgt 21,00 € pro Stunde zuzüglich Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie leistungsorientierter Boni. Du erhältst 30 Tage Jahresurlaub und hast Zugang zu einem umfassenden Paket an Zusatzleistungen, darunter betriebliche Altersvorsorge und Gesundheitsprogramme. Du arbeitest in einem modernen Büro in zentraler Lage mit exzellenter Verkehrsanbindung. Nach erfolgreicher Einarbeitung sind regelmäßige Home-Office-Tage möglich. Kontinuierliche Weiterbildungsmöglichkeiten, internationale Karriereperspektiven und ein innovatives Arbeitsumfeld mit neuester technischer Ausstattung runden das Angebot ab. Kostenlose Verpflegung, Firmenfitness und attraktive Teamevents werden ebenfalls geboten.