Vollzeit: Executive Assistant (m/w/d) in Köln – 21,00 € / Stunde

Jobbeschreibung

Als Executive Assistant in Köln unterstützt du die Geschäftsführung eines international tätigen Medienunternehmens bei allen administrativen und organisatorischen Belangen. Du fungierst als rechte Hand und wichtigste Schnittstelle zwischen der Geschäftsleitung und internen sowie externen Kontakten. Der Arbeitsplatz befindet sich in einem architektonisch beeindruckenden Bürogebäude im MediaPark Köln. Du arbeitest in einem dynamischen, internationalen Umfeld und übernimmst nach einer umfassenden Einarbeitung eigenverantwortlich anspruchsvolle Aufgaben.

Branche: Assistenz, Verwaltung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Bürofachkraft (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehören das umfassende Terminmanagement für die Geschäftsführung, die Organisation nationaler und internationaler Geschäftsreisen sowie die Vor- und Nachbereitung von Meetings und Konferenzen. Du übernimmst die Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, bist für die Priorisierung und Filterung von Informationen zuständig und unterstützt bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten. Zudem koordinierst du die Kommunikation mit dem Vorstand und wichtigen Geschäftspartnern und fungierst als vertrauensvolle Ansprechperson bei vertraulichen Angelegenheiten.

Neben den Kernaufgaben übernimmst du die Organisation von Management-Events und Firmenveranstaltungen, hilfst bei der Koordination abteilungsübergreifender Projekte und unterstützt bei der Vorbereitung von Strategiemeetings. Du wirkst bei der Optimierung interner Prozesse mit, unterstützt bei der Implementierung neuer Tools und hilfst bei der Koordination mit internationalen Standorten. Bei Bedarf vertrittst du die Geschäftsführung in administrativen Belangen oder übernimmst die Betreuung von VIP-Gästen und wichtigen Geschäftspartnern.

Anforderungen:

Für diese Position ist eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein betriebswirtschaftliches Studium erforderlich. Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant oder in vergleichbaren Positionen wird vorausgesetzt. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind unerlässlich, weitere Fremdsprachen von Vorteil. Fundierte Kenntnisse in MS Office (besonders Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und Erfahrung mit CRM-Systemen werden erwartet. Wir setzen ein hohes Maß an Professionalität, Diskretion und interkultureller Kompetenz voraus.

Du zeichnest dich durch herausragende Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten aus. Deine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und dein souveränes, repräsentatives Auftreten machen dich zur idealen Vertretung der Geschäftsführung. Du arbeitest proaktiv, selbstständig und lösungsorientiert und behältst auch in komplexen Situationen den Überblick. Diskretion und Loyalität im Umgang mit vertraulichen Informationen sind für dich selbstverständlich. Deine Belastbarkeit, Flexibilität und diplomatische Kompetenz im Umgang mit verschiedenen Anspruchsgruppen runden dein Profil ab.

Arbeitszeiten:

Die Vollzeitstelle umfasst 40 Stunden pro Woche, in der Regel von Montag bis Freitag. Die Arbeitszeiten richten sich nach den Anforderungen der Geschäftsführung und erfordern eine hohe Flexibilität, auch außerhalb der üblichen Bürozeiten. Gelegentliche Überstunden, beispielsweise bei wichtigen Terminen oder internationalen Telefonkonferenzen, werden durch Freizeitausgleich oder entsprechende Vergütung kompensiert. Nach erfolgreicher Einarbeitung besteht die Möglichkeit, teilweise im Homeoffice zu arbeiten.

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine attraktive Vergütung von 21,00 € pro Stunde. Du übernimmst eine prestigeträchtige Position mit hoher Eigenverantwortung und direktem Kontakt zur Unternehmensführung. Nach erfolgreicher Probezeit besteht die Option auf Übernahme durch den Kunden mit weiterführenden Karrieremöglichkeiten. Du erhältst regelmäßiges Feedback und die Möglichkeit zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung. Ein repräsentativer Arbeitsplatz in erstklassiger Lage mit modernster Ausstattung steht dir zur Verfügung. Darüber hinaus profitierst du von flexiblen Arbeitszeiten, Home-Office-Möglichkeiten und einer attraktiven Work-Life-Balance. Kostenfreie Getränke und Snacks, Firmenfitness, regelmäßige Teamevents und eine betriebliche Altersvorsorge runden das Angebot ab.