Vollzeit: Dokumentationsassistent (m/w/d) für Kassel – 17,75 €/Stunde

Jobbeschreibung

In Kassel unterstützt du ein renommiertes Unternehmen bei der Verwaltung und Pflege seiner umfangreichen Dokumentenbestände. Der Arbeitsplatz befindet sich in funktional eingerichteten Archivräumen mit angeschlossenen Bürobereichen für die digitale Bearbeitung. Das Team besteht aus erfahrenen Archivmitarbeitern und Dokumentenspezialisten. Die Arbeitsatmosphäre ist strukturiert und auf Genauigkeit ausgerichtet, mit einem hohen Anspruch an Zuverlässigkeit und Ordnung.

Branche: Verwaltung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Archivmitarbeiter

Aufgaben:

Als Dokumentationsassistent übernimmst du vielseitige Aufgaben im Bereich der systematischen Dokumentenverwaltung. Du erfasst, kategorisierst und indexierst eingehende Unterlagen nach festgelegten Standards, digitalisierst wichtige Dokumente und führst sie dem elektronischen Dokumentenmanagementsystem zu. Die Pflege und Aktualisierung von Metadaten, die Überwachung von Aufbewahrungsfristen und die Organisation der Aktenverwaltung fallen in deinen Verantwortungsbereich. Du führst regelmäßige Qualitätskontrollen durch und stellst sicher, dass alle Dokumente korrekt und vollständig archiviert sind.

Ergänzend zu deinen Hauptaufgaben unterstützt du Fachabteilungen bei der Recherche nach spezifischen Dokumenten und bereitest Unterlagen für interne und externe Prüfungen vor. Du hilfst bei der Entwicklung und Verbesserung von Ablagestrukturen und Archivierungsprozessen. Die Koordination mit externen Dienstleistern für Aktenvernichtung und Spezialarchivierung gehört ebenfalls zu deinem Aufgabengebiet. Bei Bedarf erstellst du Auswertungen und Berichte über den Archivbestand und unterstützt bei der Schulung neuer Mitarbeiter in Dokumentenmanagementprozessen.

Anforderungen:

Ein mittlerer Bildungsabschluss oder eine kaufmännische Ausbildung ist für diese Position wünschenswert. Du solltest über gute PC-Kenntnisse verfügen, insbesondere im Umgang mit MS Office-Anwendungen. Grundkenntnisse in Datenbanksystemen und idealerweise Erfahrung mit Dokumentenmanagementsoftware sind von Vorteil. Eine strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise und ein grundlegendes Verständnis für Datenschutz und Aufbewahrungspflichten werden vorausgesetzt. Erste Erfahrungen im Bereich Büroorganisation oder Archivierung sind hilfreich, aber keine Bedingung.

Für diese Position sind vor allem Genauigkeit und ein gutes Organisationstalent wichtig. Du arbeitest systematisch und behältst auch bei umfangreichen Dokumentenbeständen den Überblick. Deine Zuverlässigkeit und Sorgfalt stellen sicher, dass keine wichtigen Unterlagen verloren gehen. Du bist kommunikationsstark und arbeitest gerne im Team, kannst aber auch selbstständig Aufgaben erledigen. Ein gewisses technisches Verständnis hilft dir bei der Arbeit mit Scannern und Dokumentenmanagementsystemen. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen rundet dein Profil ab.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 39 Stunden pro Woche, Arbeitszeiten zwischen 7:30 und 16:30 Uhr

Zusammenfassung:

Wir bieten dir einen sicheren Arbeitsplatz mit einer fairen Vergütung von 17,75 € pro Stunde. Du erhältst einen unbefristeten Arbeitsvertrag nach erfolgreicher Probezeit und 28 Tage Jahresurlaub. Eine gründliche Einarbeitung und regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten im Bereich Dokumentenmanagement gehören zu unserem Angebot. Ein kollegiales Arbeitsumfeld, ein subventioniertes Mittagessen in der Betriebskantine und gute öffentliche Verkehrsanbindung runden unser Angebot ab.