Vollzeit: Büroassistenz (m/w/d) für Berlin-Mitte – 21,00 € / Stunde

Jobbeschreibung

In Berlin-Mitte suchen wir für ein internationales Unternehmen aus der Digitalbranche eine qualifizierte Büroassistenz zur Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams. Du übernimmst vielfältige administrative und organisatorische Aufgaben in einem dynamischen, internationalen Umfeld. CALUMA vermittelt dich direkt an den Arbeitgeber, der ein modernes Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien, Start-up-Atmosphäre und exzellenten Entwicklungsmöglichkeiten bietet. Die Position eignet sich ideal für Personen mit Organisationstalent und interkultureller Kompetenz, die in einem internationalen Team arbeiten möchten.

Branche: Assistenz, Verwaltung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Bürofachkraft (m/w/d)

Aufgaben:

Als Büroassistenz bist du verantwortlich für die gesamte Büroorganisation und sorgst für einen reibungslosen Ablauf aller administrativen Prozesse. Du übernimmst das Management der Geschäftsführungskalender und die Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen. Die Erstellung und Bearbeitung von professioneller Korrespondenz, Präsentationen und Berichten in deutscher und englischer Sprache gehört ebenso zu deinen Aufgaben wie die Vorbereitung und Nachbereitung von internen und externen Besprechungen, einschließlich der Protokollführung. Du betreust Besucher und Kunden und bist erste Anlaufstelle für alle Anfragen an das Office. Die Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und CRM-Systemen sowie die Unterstützung bei der Rechnungsstellung und -prüfung fallen ebenfalls in deinen Verantwortungsbereich.

Zusätzlich zu deinen Hauptaufgaben übernimmst du die Organisation und Durchführung von Firmenevents, Team-Building-Maßnahmen und Weihnachtsfeiern. Du unterstützt bei der Koordination von Facility-Management-Aufgaben und bist Ansprechpartner für Dienstleister wie Reinigungskräfte, IT-Support und Handwerker. Die Mitwirkung bei Personalthemen wie der Unterstützung bei Bewerbungsprozessen und der Organisation von Onboarding-Maßnahmen gehört ebenso zu deinen Nebenaufgaben wie die Betreuung der Social-Media-Kanäle und Unterstützung bei Marketingaktivitäten. Du hilfst bei der Implementierung und Optimierung von Büroprozessen und digitalen Tools und übernimmst eigenständig kleinere Projekte zur Verbesserung der Büroeffizienz. Bei Bedarf unterstützt du auch andere Abteilungen und übernimmst Sonderaufgaben für die Geschäftsführung.

Anforderungen:

Für diese Position benötigst du idealerweise eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium mit Schwerpunkt BWL oder vergleichbare Qualifikation mit relevanter Berufserfahrung im Office Management oder als Assistenz der Geschäftsführung. Du verfügst über ausgezeichnete MS Office-Kenntnisse und Erfahrung mit CRM-Systemen und modernen Kommunikationstools. Deine Deutsch- und Englischkenntnisse sind verhandlungssicher in Wort und Schrift, weitere Fremdsprachen sind von Vorteil. Du zeichnest dich durch ein außergewöhnliches Organisationstalent, hohe Eigeninitiative und die Fähigkeit aus, proaktiv und lösungsorientiert zu arbeiten. Diskretion, Loyalität und ein professionelles, souveränes Auftreten runden dein Profil ab.

Für diesen Job sind deine herausragenden Organisationsfähigkeiten entscheidend, die dir helfen, komplexe Abläufe zu strukturieren und auch in hektischen Situationen den Überblick zu behalten. Deine exzellenten kommunikativen Fähigkeiten ermöglichen dir einen professionellen Umgang mit Personen auf allen Hierarchieebenen und aus verschiedenen Kulturkreisen. Du arbeitest selbstständig, proaktiv und vorausschauend, erkennst potenzielle Probleme frühzeitig und entwickelst eigenständig Lösungen. Deine Flexibilität und Anpassungsfähigkeit helfen dir, in einem sich schnell verändernden Umfeld erfolgreich zu agieren und spontan auf neue Anforderungen zu reagieren. Du behältst auch unter Druck einen kühlen Kopf und meisterst Stresssituationen souverän und professionell. Deine interkulturelle Kompetenz und Offenheit für unterschiedliche Arbeits- und Kommunikationsstile sind wichtig für die Zusammenarbeit in einem internationalen Team.

Arbeitszeiten:

Die Arbeitszeiten sind Montag bis Freitag von 9:00 bis 18:00 Uhr bei einer Vollzeitbeschäftigung (40 Stunden/Woche) mit flexiblen Arbeitszeiten und der Möglichkeit für 1-2 Tage Home-Office pro Woche nach Einarbeitung.

Zusammenfassung:

Als Büroassistenz erhältst du eine überdurchschnittliche Vergütung von 21,00 € pro Stunde bei einer unbefristeten Anstellung mit hervorragenden Entwicklungsmöglichkeiten in einem wachsenden Unternehmen. Du profitierst von flexiblen Arbeitszeiten, Home-Office-Optionen und einer ausgewogenen Work-Life-Balance mit 30 Tagen Jahresurlaub. Du arbeitest in modernen, designorientierten Büroräumen in zentraler Lage in Berlin-Mitte mit hervorragender Verkehrsanbindung. Ein internationales, dynamisches Team mit Start-up-Kultur, regelmäßigen Team-Events und einer offenen Feedbackkultur erwartet dich. Du erhältst Zugang zu Weiterbildungsangeboten, Sprachkursen und Entwicklungsmöglichkeiten in verschiedenen Unternehmensbereichen. Zusätzliche Benefits umfassen kostenlose Getränke und Snacks, Obst und Bio-Kaffee, ein Jobticket oder Fahrtkostenzuschuss, Teamevents und After-Work-Aktivitäten sowie Mitarbeiterrabatte bei Partnerunternehmen.