Vollzeit: Back Office Manager (m/w/d) für Essen – 20,50 €/Stunde

Jobbeschreibung

Als Back Office Manager in Essen wirst du in einem dynamischen Unternehmen für die Koordination und Optimierung aller internen Verwaltungsprozesse verantwortlich sein. Du sorgst für reibungslose Abläufe im Hintergrund und unterstützt so maßgeblich den Unternehmenserfolg. Diese anspruchsvolle Position bietet dir die Möglichkeit, deine organisatorischen und administrativen Fähigkeiten auf höchstem Niveau einzubringen und weiterzuentwickeln.

Branche: Wirtschaft, Sekretariat

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Bürofachkraft (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehören die eigenverantwortliche Steuerung und Optimierung aller Back-Office-Prozesse, die Koordination des Dokumentenmanagements und die Implementierung effizienter Büroorganisationssysteme. Du übernimmst die Überwachung und Kontrolle administrativer Abläufe, koordinierst die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen und bist für die Verwaltung und das Controlling von Budgets im Verwaltungsbereich zuständig. Zudem entwickelst du Standardprozesse und Vorlagen für wiederkehrende administrative Aufgaben, unterstützt bei der Implementierung und Optimierung von Office-Software und -Tools und koordinierst die Beschaffung und Verwaltung von Büroausstattung und -material.

Ergänzend leitest du die Planung und Organisation von Firmenveranstaltungen und Meetings, unterstützt das Management bei der Entscheidungsfindung durch die Aufbereitung relevanter Informationen und hilfst bei der Erstellung von Management-Reports und Präsentationen. Du übernimmst die Koordination mit externen Dienstleistern und Partnern, unterstützt bei der Personalplanung im administrativen Bereich und führst Schulungen für Mitarbeiter zu Büroprozessen und -systemen durch. Gelegentlich übernimmst du auch Sonderaufgaben im Auftrag der Geschäftsführung und unterstützt bei der Umsetzung strategischer Projekte.

Anforderungen:

Für diese Position benötigst du eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein betriebswirtschaftliches Studium. Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren Position ist erforderlich. Du verfügst über sehr gute MS-Office-Kenntnisse und idealerweise Erfahrung mit ERP-Systemen und Projektmanagement-Tools. Eine strukturierte, analytische Arbeitsweise und ausgeprägte Organisationsfähigkeiten werden vorausgesetzt. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind unerlässlich, gute Englischkenntnisse von Vorteil. Führungserfahrung oder Erfahrung in der Anleitung von Mitarbeitern ist wünschenswert.

Du zeichnest dich durch dein ausgeprägtes Organisationstalent und deine Fähigkeit zum strukturierten, prozessorientierten Denken aus. Deine Kommunikationsstärke und dein diplomatisches Geschick helfen dir bei der Abstimmung mit verschiedenen Abteilungen und Hierarchieebenen. Du arbeitest proaktiv, lösungsorientiert und bist in der Lage, Prozesse ganzheitlich zu betrachten und zu optimieren. Deine Führungskompetenz und Durchsetzungsfähigkeit unterstützen dich bei der Implementierung von Veränderungen. Du behältst auch unter Druck den Überblick und zeichnest dich durch Zuverlässigkeit und Eigeninitiative aus.

Arbeitszeiten:

Die Arbeitszeit beträgt 40 Stunden pro Woche, verteilt auf montags bis freitags zwischen 8:00 und 18:00 Uhr, mit flexiblen Gleitzeitregelungen. Gelegentlich kann es zu Überstunden kommen, die in der Regel durch Freizeitausgleich abgegolten werden.

Zusammenfassung:

Dir wird eine attraktive Vergütung von 20,50 € pro Stunde geboten. Du erhältst einen unbefristeten Arbeitsvertrag in einem wachsenden Unternehmen mit hervorragenden Entwicklungsmöglichkeiten. Dich erwarten anspruchsvolle und vielseitige Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung und umfassendem Gestaltungsspielraum. Du arbeitest an einem modern ausgestatteten Arbeitsplatz in zentraler Lage Essens und profitierst von flachen Hierarchien und direktem Kontakt zur Geschäftsleitung. Zusätzliche Benefits umfassen ein leistungsorientiertes Bonussystem, 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeitmodelle, betriebliche Altersvorsorge und umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten. Firmenwagen oder ÖPNV-Ticket, Firmenfitness und exklusive Mitarbeiterevents runden das Angebot ab.