Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) in Wolfenbüttel – 19,50 €/Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Verwaltungsmitarbeiter in Wolfenbüttel erwartet dich eine vielseitige Tätigkeit in einer renommierten Bildungs- und Forschungseinrichtung. Du unterstützt das Verwaltungsteam bei allen administrativen Aufgaben rund um den Bildungs- und Forschungsbetrieb und trägst damit zum reibungslosen Ablauf aller Prozesse bei. In historischen Gebäuden mit moderner Büroausstattung arbeitest du in einem engagierten Team, das für die administrative Unterstützung von Wissenschaftlern, Dozenten und Studierenden verantwortlich ist. Deine Organisationsstärke und dein Servicegedanke helfen dabei, optimale Rahmenbedingungen für Bildung und Forschung zu schaffen.

Branche: Bildung & Forschung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Bürofachkraft (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehören die allgemeine Korrespondenz, die Bearbeitung von Anfragen von Studierenden und Mitarbeitern sowie die Vorbereitung und Nachbereitung von Gremiensitzungen inklusive Protokollführung. Du bist zuständig für die Organisation und Koordination von Veranstaltungen, die Verwaltung von Räumen und Ressourcen sowie die Pflege von Datenbanken und Akten. Zudem übernimmst du die Bearbeitung von Dienstreiseanträgen und -abrechnungen, unterstützt bei der Erstellung von Berichten und Statistiken und hilfst bei der Bearbeitung von Beschaffungsanträgen.

Neben deinen Kernaufgaben unterstützt du bei der Organisation von Konferenzen und Tagungen, hilfst bei der Betreuung von Gastdozenten und internationalen Besuchern und übernimmst gelegentlich die Mitarbeit an Projektanträgen. Du fungierst als Ansprechpartner für administrative Fragen, unterstützt bei der Öffentlichkeitsarbeit und hilfst bei der Erstellung von Informationsmaterialien. Bei Bedarf hilfst du auch bei der Koordination von studentischen Hilfskräften, unterstützt bei der Aktualisierung der Webseite und hilfst bei der Archivierung von Forschungsunterlagen und historischen Dokumenten.

Anforderungen:

Für diese Position benötigst du eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung im öffentlichen Dienst, alternativ ein abgeschlossenes Studium im Bereich Verwaltung oder vergleichbare Qualifikationen. Du verfügst über mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich, idealerweise im Bildungs- oder Forschungsumfeld. Gute Deutsch- und grundlegende Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich. Du besitzt sichere Kenntnisse in MS Office (besonders Word, Excel und PowerPoint) und idealerweise Erfahrung mit Datenbanksystemen. Grundkenntnisse in der Hochschul- oder Forschungsverwaltung sind von Vorteil.

Du zeichnest dich durch eine strukturierte, selbständige Arbeitsweise und ein hohes Maß an Zuverlässigkeit aus. Deine kommunikativen Fähigkeiten und dein freundliches, serviceorientiertes Auftreten machen dich zum kompetenten Ansprechpartner für Studierende, Wissenschaftler und externe Partner. Du arbeitest präzise, gewissenhaft und behältst auch in stressigen Phasen den Überblick. Deine Teamfähigkeit wird ergänzt durch die Fähigkeit, eigenverantwortlich zu handeln und Prioritäten zu setzen. Du verfügst über ein grundlegendes Verständnis für akademische und administrative Prozesse, bist diskret im Umgang mit vertraulichen Informationen und zeigst Interesse an wissenschaftlichen und kulturellen Themen. Deine Flexibilität und deine Bereitschaft, dich in neue Themengebiete einzuarbeiten, runden dein Profil ab.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag von 8:30 bis 16:30 Uhr, 40 Stunden pro Woche, Gleitzeit mit Kernarbeitszeiten von 9:30 bis 15:00 Uhr

Zusammenfassung:

Bei dieser Position erwartet dich eine anspruchsvolle Tätigkeit in einem akademisch geprägten Umfeld mit kulturhistorischer Bedeutung. Du erhältst eine umfassende Einarbeitung und wirst Teil eines kollegialen Teams. Ein moderner Arbeitsplatz in historischer Umgebung mit zeitgemäßer Bürosoftware wird dir zur Verfügung gestellt. Du profitierst von einer vielseitigen Tätigkeit mit Kontakt zu Wissenschaftlern und Studierenden aus aller Welt und der Mitwirkung an bedeutsamen Forschungsprojekten. Zusätzlich erhältst du 30 Tage Urlaub, vergünstigten Zugang zur Mensa und die Möglichkeit zur Teilnahme an internen Weiterbildungen. Nach einer erfolgreichen Zusammenarbeit von ca. 6-9 Monaten bestehen sehr gute Chancen auf Übernahme durch den Kunden mit Perspektive auf unbefristete Beschäftigung.