Teilzeit: Verwaltungsassistent (m/w/d) in Jena – 18,50 € / Stunde

Jobbeschreibung

Als Verwaltungsassistent in Jena unterstützt du eine renommierte Bildungseinrichtung in allen administrativen Belangen. Du wirst Teil eines engagierten Teams, das sich für moderne Bildungskonzepte einsetzt. Der Arbeitsplatz befindet sich in einem modernen Gebäude im Wissenschaftscampus von Jena mit hervorragender Infrastruktur. Du wirst in verschiedene administrative Prozesse eingebunden und trägst wesentlich zum reibungslosen Ablauf des Bildungsbetriebs bei.

Branche: Bildung, Pädagogik

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Bürohilfe (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehören die administrative Unterstützung der Bildungskoordinatoren, die Betreuung von Teilnehmern und Dozenten in organisatorischen Belangen sowie die Vorbereitung und Nachbereitung von Kursen und Seminaren. Du bist zuständig für die Teilnehmerverwaltung in der Bildungssoftware, die Korrespondenz mit Interessenten und Teilnehmern und unterstützt bei der Erstellung von Schulungsunterlagen. Außerdem übernimmst du die Raumplanung und Ressourcenkoordination für Bildungsveranstaltungen.

Neben den Kernaufgaben übernimmst du die Telefonie und fungierst als erste Ansprechperson für Anfragen von Kursteilnehmern und Dozenten. Du unterstützt bei der Organisation von Informationsveranstaltungen und Open-House-Events. Die Pflege der Social-Media-Kanäle und die Aktualisierung der Website mit aktuellen Kursangeboten können ebenfalls zu deinen Aufgaben gehören. Du hilfst bei der Beschaffung und Verwaltung von Lehr- und Lernmaterialien und unterstützt bei der Evaluation von Bildungsmaßnahmen.

Anforderungen:

Für diese Position ist eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation wünschenswert. Alternativ sind auch Quereinsteiger mit Erfahrung im Bildungsbereich willkommen. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung. Gute MS-Office-Kenntnisse (besonders Word, Excel, PowerPoint und Outlook) werden erwartet. Erfahrung mit Bildungssoftware oder Datenbanksystemen ist von Vorteil. Wir erwarten eine selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und Freude am Umgang mit Menschen.

Du zeichnest dich durch ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Kundenorientierung aus. Deine Organisationsstärke und dein Multitasking-Talent helfen dir, auch in hektischen Phasen den Überblick zu behalten. Du arbeitest selbstständig und proaktiv und bringst ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Genauigkeit mit. Deine Dienstleistungsorientierung und dein freundliches Auftreten machen dich zur idealen Schnittstelle zwischen Teilnehmern, Dozenten und Bildungsmanagement. Flexibilität und Teamfähigkeit runden dein Profil ab.

Arbeitszeiten:

Die Teilzeitstelle umfasst 20-25 Stunden pro Woche, die auf 3-4 Tage verteilt werden können. Die Arbeitszeiten liegen hauptsächlich zwischen 9:00 und 17:00 Uhr. Je nach Bildungsveranstaltungen kann gelegentlich auch ein Einsatz in den Abendstunden (bis max. 20:00 Uhr) oder samstags erforderlich sein, der entsprechend vergütet oder durch Freizeitausgleich kompensiert wird.

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine attraktive Vergütung von 18,50 € pro Stunde. Du erhältst Einblick in moderne Bildungskonzepte und arbeitest in einem innovativen Umfeld. Nach gründlicher Einarbeitung übernimmst du eigenverantwortlich vielfältige Aufgaben. Es bestehen gute Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung durch interne Schulungen und die Teilnahme an ausgewählten Bildungsangeboten. Du arbeitest in einem kollegialen Team mit flachen Hierarchien und offener Feedback-Kultur. Bei Bedarf besteht die Möglichkeit, die Stundenzahl zu erhöhen oder langfristig in ein Vollzeitverhältnis zu wechseln.