Teilzeit: Telefonist/in für Terminkoordination in Reinbek – 16,50 €/Std.

Jobbeschreibung

CALUMA vermittelt für ein etabliertes Dienstleistungsunternehmen in Reinbek zuverlässige Telefonisten für die Terminkoordination. In dieser Position bist du für die telefonische Vereinbarung und Verwaltung von Kundenterminen verantwortlich und trägst damit wesentlich zum reibungslosen Betriebsablauf bei. Der Arbeitsplatz befindet sich in zentraler Lage in Reinbek und ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar.

Branche: Assistenz, Verwaltung

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Telefonist/in

Aufgaben:

Als Telefonist/in für die Terminkoordination bist du für die Annahme eingehender Anrufe und die Vereinbarung von Kundenterminen zuständig. Du erfragst alle relevanten Informationen, prüfst verfügbare Zeitfenster und trägst die Termine in das digitale Kalendersystem ein. Bei Terminänderungen oder -absagen sorgst du für eine zeitnahe Neuplanung und informierst alle Beteiligten. Du beantwortest allgemeine Kundenanfragen und leitest spezifische Fragen an die zuständigen Fachabteilungen weiter. Alle Kundenkontakte und Terminvereinbarungen dokumentierst du sorgfältig im System.

Neben der telefonischen Terminkoordination übernimmst du auch die Bearbeitung von Terminanfragen per E-Mail und über das Online-Buchungssystem. Du versendest Terminbestätigungen und Erinnerungen an die Kunden und unterstützt bei der Optimierung des Terminkalenders. Bei Bedarf hilfst du bei der Erstellung von Statistiken zur Terminauslastung und bei der Identifikation von Verbesserungspotentialen. Gelegentlich übernimmst du auch einfache administrative Aufgaben wie das Erstellen von Standardschreiben oder die Aktualisierung von Kundendaten.

Anforderungen:

Für diese Position sind keine speziellen Vorkenntnisse erforderlich, erste Erfahrungen im Kundenservice oder in der Terminkoordination sind jedoch von Vorteil. Eine klare, freundliche Aussprache und sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind unerlässlich. Du solltest sicher im Umgang mit MS Office sein, insbesondere mit Outlook-Kalender oder vergleichbaren Terminplanungssystemen. Die Bereitschaft, dich in unternehmensspezifische Software einzuarbeiten, wird vorausgesetzt. Wichtig sind außerdem eine serviceorientierte Einstellung, Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten.

Du überzeugst durch deine kommunikative Art und dein freundliches, verbindliches Auftreten am Telefon. Deine strukturierte Arbeitsweise hilft dir, den Überblick über zahlreiche Termine zu behalten und Überschneidungen zu vermeiden. Du arbeitest genau und zuverlässig, da Fehler in der Terminplanung weitreichende Folgen haben können. Du bist flexibel und lösungsorientiert, um auch kurzfristige Änderungen effizient zu managen. Deine Serviceorientierung und Empathie ermöglichen es dir, auf die individuellen Bedürfnisse und zeitlichen Einschränkungen der Kunden einzugehen.

Arbeitszeiten:

Die Teilzeitstelle umfasst 20-25 Stunden pro Woche, verteilt auf 4-5 Tage. Die Hauptarbeitszeiten liegen zwischen Montag und Freitag von 8:00 bis 18:00 Uhr, wobei besonders die telefonische Erreichbarkeit in den Kernzeiten von 9:00 bis 16:00 Uhr wichtig ist. Die genaue Arbeitszeitverteilung wird nach Absprache festgelegt, wobei eine gewisse Regelmäßigkeit für eine verlässliche Terminplanung wichtig ist.

Zusammenfassung:

Du erhältst einen attraktiven Stundenlohn von 16,50 Euro sowie eine gründliche Einarbeitung in alle relevanten Systeme und Abläufe. Dein Arbeitsplatz ist modern ausgestattet und befindet sich in angenehmer Büroumgebung. Du arbeitest in einem freundlichen, unterstützenden Team mit flachen Hierarchien. Regelmäßige Feedbackgespräche fördern deine persönliche Entwicklung. Flexible Arbeitszeiten im vereinbarten Rahmen ermöglichen dir eine gute Work-Life-Balance. Bei guter Leistung bestehen Möglichkeiten zur Stundenaufstockung und langfristige Übernahmechancen durch unseren Kunden. Kostenlose Getränke und Parkplätze sowie Mitarbeiterrabatte runden das Angebot ab.