Teilzeit: Bürokraft für Hochschulbereich (m/w/d) in Ilmenau – 17,20€/Stunde

Jobbeschreibung

Bei unserem Kunden, einer renommierten Bildungseinrichtung in Ilmenau, erwartet dich ein vielseitiger Arbeitsplatz im Sekretariatsbereich eines Hochschulinstituts. Du unterstützt das akademische Team bei allen administrativen Tätigkeiten und sorgst für einen reibungslosen Ablauf der Büroprozesse. Der Arbeitsplatz befindet sich auf dem modernen Campus der Technischen Universität Ilmenau mit hervorragender Infrastruktur. Als zuverlässige Sekretariatskraft bist du eine wichtige Schnittstelle zwischen Dozenten, Studierenden und der Hochschulverwaltung.

Branche: Bildung, Pädagogik

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Sekretariatskraft (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen die Bearbeitung der Korrespondenz des Instituts, die Terminkoordination für Professorinnen und Professoren, die Organisation von Vorlesungen, Seminaren und Prüfungen, die Betreuung von Studierenden bei Verwaltungsfragen sowie die Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und Vorlesungsverzeichnissen.

Zusätzlich übernimmst du die Unterstützung bei der Organisation von wissenschaftlichen Tagungen und Konferenzen, hilfst bei der Erstellung von Präsentationen und Lehrmaterialien, unterstützt bei der Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen für Dienstreisen, führst die Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial durch und hilfst bei der Einarbeitung von studentischen Hilfskräften. Bei Bedarf unterstützt du auch bei der Aktualisierung der Institutswebsite.

Anforderungen:

Du verfügst idealerweise über eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation. Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (besonders Word, Excel und PowerPoint) sind unerlässlich. Du solltest über ein gutes Verständnis für akademische Prozesse und den Hochschulbetrieb verfügen. Deine Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind ausgezeichnet, gute Englischkenntnisse sind aufgrund des internationalen Umfelds erforderlich. Ein freundliches und serviceorientiertes Auftreten ist wichtig, da du direkten Kontakt zu Studierenden und Hochschulmitarbeitern haben wirst.

Du zeichnest dich durch deine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise aus. Deine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Kommunikationsstärke helfen dir im Umgang mit Studierenden, Dozenten und Verwaltungsmitarbeitern. Du bist zuverlässig, diskret und bewahrst auch in stressigen Situationen wie Prüfungsphasen Ruhe und Übersicht. Deine interkulturelle Kompetenz ist im internationalen Hochschulumfeld besonders wertvoll. Du bist teamfähig, aber auch in der Lage, eigenverantwortlich zu arbeiten. Deine Flexibilität und Lernbereitschaft ermöglichen es dir, dich schnell auf neue Aufgaben einzustellen.

Arbeitszeiten:

Teilzeit, 25-30 Stunden pro Woche, Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 16:00 Uhr, in der Vorlesungszeit Anwesenheit am Vormittag erforderlich.

Zusammenfassung:

Wir bieten dir einen zunächst auf zwei Jahre befristeten Vertrag mit guten Verlängerungsmöglichkeiten und einer attraktiven Vergütung von 17,20 € pro Stunde. Du erhältst 30 Tage Jahresurlaub (anteilig) und arbeitest in einem modernen Büro auf dem Universitätscampus. Eine gründliche Einarbeitung durch erfahrene Kollegen ist selbstverständlich. Das Hochschulumfeld bietet dir ein inspirierendes, interkulturelles Arbeitsumfeld mit vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten. Du profitierst von flexiblen Arbeitszeiten, der Möglichkeit zur fachlichen Weiterbildung und der kostenlosen Nutzung der Hochschulbibliothek sowie vergünstigten Mahlzeiten in der Mensa.