Teilzeit: Aktenverwaltungskraft (m/w/d) in Osterholz-Scharmbeck – 16,00 €/Std.

Jobbeschreibung

Als Aktenverwaltungskraft in Osterholz-Scharmbeck unterstützt du ein regionales Versicherungsbüro bei der Organisation und Pflege des umfangreichen Kundenaktenarchivs. Deine Tätigkeit trägt wesentlich zur effizienten Arbeitsweise des Büros bei, indem du für eine strukturierte Ablage und schnelle Auffindbarkeit aller Versicherungsunterlagen sorgst. Du arbeitest in einem kleinen, familiären Team, das großen Wert auf Zuverlässigkeit und Genauigkeit legt.

Branche: Büro & Verwaltung

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Archivhilfskraft

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen die systematische Erfassung und Ablage von Versicherungspolicen, Schadensmeldungen und Kundenkorrespondenz nach dem bestehenden Aktenplan. Du erfasst neue Vorgänge in der Bürosoftware und ordnest die physischen Dokumente entsprechend ein. Die Digitalisierung ausgewählter Unterlagen mittels Scanner und die Pflege der elektronischen Kundenakte gehören ebenso zu deinem Aufgabengebiet wie die regelmäßige Überprüfung der Aktenvollständigkeit und -aktualität.

Neben den archivbezogenen Tätigkeiten unterstützt du die Versicherungsfachkräfte bei der Recherche und Bereitstellung von Kundenakten für anstehende Beratungstermine. Du hilfst bei der Vorbereitung von Unterlagen für Kundentermine und bei der Zusammenstellung von Informationspaketen. Die Kontrolle der Aufbewahrungsfristen und die Organisation der fachgerechten Entsorgung abgelaufener Akten fallen ebenfalls in deinen Aufgabenbereich. Bei Bedarf übernimmst du auch allgemeine Bürotätigkeiten wie Telefonannahme, Postbearbeitung oder einfache Korrespondenz.

Anforderungen:

Für diese Position ist idealerweise eine kaufmännische Ausbildung oder erste Erfahrung im Büro- oder Verwaltungsbereich wünschenswert. Grundlegende Kenntnisse der Versicherungsbranche sind von Vorteil, aber nicht Voraussetzung. Du solltest über gute PC-Kenntnisse verfügen, insbesondere im Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook). Eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie ein gutes Verständnis für Ordnungssysteme sind wichtige Voraussetzungen. Deutsch in Wort und Schrift wird vorausgesetzt.

Du zeichnest dich durch Ordnungssinn, Genauigkeit und eine systematische Arbeitsweise aus. Deine Zuverlässigkeit und Sorgfalt kommen dir bei der präzisen Verwaltung der Kundenunterlagen zugute. Du arbeitest gerne selbstständig, bist aber auch teamfähig und kommunikativ im Umgang mit Kollegen. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Kundendaten ist für dich selbstverständlich. Eine serviceorientierte Einstellung und Freundlichkeit runden dein Profil ab.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 9:00 bis 13:00 Uhr, 20 Stunden wöchentlich, feste Zeiten

Zusammenfassung:

Wir bieten dir einen stabilen Arbeitsplatz in einem etablierten Versicherungsbüro mit einer fairen Vergütung von 16,00 €/Stunde. Du erhältst eine umfassende Einarbeitung und arbeitest in einem freundlichen Team mit familiärer Atmosphäre. Deine Arbeitszeiten sind regelmäßig und familienfreundlich gestaltet. Das Büro ist zentral gelegen und gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar. Bei entsprechender Eignung und Interesse besteht die Möglichkeit zur Stundenaufstockung und langfristigen Beschäftigung.