Teilzeit: Aktenverwalter (m/w/d) für Forchheim – 16,80 € / Stunde

Jobbeschreibung

Als Aktenverwalter in Forchheim erwartet dich eine strukturierte Tätigkeit in einem traditionsbewussten mittelständischen Unternehmen. Du bist mitverantwortlich für die Organisation und Pflege des Unternehmensarchivs und sorgst für die systematische Ablage und das zuverlässige Wiederfinden wichtiger Geschäftsunterlagen. In dieser Position arbeitest du in einem kleinen, kollegialen Team und trägst durch deine sorgfältige Archivierungsarbeit wesentlich zur Effizienz der Geschäftsprozesse bei. Dein Arbeitsplatz befindet sich in einem gut organisierten Archivbereich, der kontinuierlich modernisiert wird.

Branche: Verwaltung

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Verwaltungskraft (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehört die Verwaltung und Pflege des physischen Aktenbestands nach etablierten Ablagestrukturen. Du nimmst neue Dokumente entgegen, kategorisierst diese nach inhaltlichen Kriterien und sorgst für deren korrekte Einordnung im Archiv. Regelmäßig führst du Bestandskontrollen durch und aktualisierst die Aktenverzeichnisse. Bei Anfragen von Fachabteilungen recherchierst du im Aktenbestand und stellst die benötigten Unterlagen termingerecht zur Verfügung. Du dokumentierst Aktenausleihen und sorgst für die Rückführung ausgeliehener Dokumente ins Archiv.

Neben dem Kerngeschäft unterstützt du bei ersten Schritten zur Digitalisierung wichtiger Unterlagen, indem du ausgewählte Dokumente scannst und in einem einfachen elektronischen Ablagesystem erfasst. Du hilfst bei der Aussonderung veralteter Akten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und bereitest diese für die datenschutzkonforme Vernichtung vor. Gelegentlich erstellst du einfache Übersichten zum Aktenbestand für die Geschäftsführung. Bei Bedarf unterstützt du bei der Optimierung der Ablagestruktur und bei der Beschriftung und Organisation von Archivschränken. In Zeiten erhöhten Arbeitsaufkommens hilfst du auch bei der Vorbereitung von Unterlagen für externe Prüfer oder Wirtschaftsprüfer.

Anforderungen:

Für diese Position ist idealerweise eine kaufmännische Grundausbildung oder Erfahrung im Verwaltungsbereich wünschenswert. Alternativ qualifizieren dich auch praktische Erfahrungen in der Büroorganisation oder der Aktenführung. Du solltest über grundlegende PC-Kenntnisse verfügen und mit MS Office, insbesondere Word und Excel, umgehen können. Ein gutes Verständnis für Ablagestrukturen und Ordnungssysteme ist wichtig. Du verfügst über gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und bringst eine sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise mit. Erste Erfahrungen in der Dokumentenverwaltung sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung.

Du überzeugst durch deinen ausgeprägten Ordnungssinn und deine Liebe zum Detail. Deine systematische Arbeitsweise und deine Fähigkeit, auch bei umfangreichen Dokumentenmengen den Überblick zu behalten, zeichnen dich aus. Du bist zuverlässig, gewissenhaft und arbeitest auch bei Routinetätigkeiten konzentriert. Du bist körperlich belastbar für das gelegentliche Heben und Tragen von Aktenordnern. Du arbeitest gerne eigenverantwortlich, bist aber auch ein Teamplayer mit guten kommunikativen Fähigkeiten. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Unternehmensdaten ist für dich selbstverständlich. Du bist offen für neue Arbeitsweisen und bereit, dich in moderne Archivierungsmethoden einzuarbeiten.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag von 8:30 bis 12:30 Uhr, Teilzeit (20 Stunden/Woche)

Zusammenfassung:

Dir wird ein sicherer Arbeitsplatz in einem etablierten Unternehmen in Forchheim mit familiärer Atmosphäre geboten. Du erhältst eine faire Vergütung von 16,80 € pro Stunde sowie 25 Tage Jahresurlaub (bezogen auf die Teilzeitstelle). Dich erwarten regelmäßige Arbeitszeiten am Vormittag ohne Wochenend- oder Feiertagsarbeit. Du profitierst von einer gründlichen Einarbeitung und einem kollegialen Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen. Nach erfolgreicher Einarbeitung besteht bei Interesse die Möglichkeit zur Stundenaufstockung oder Übernahme weiterer Verantwortungsbereiche. Zudem bietet dir das Unternehmen betriebliche Sonderleistungen wie Weihnachtsgeld und regelmäßige Teamevents.