Teilzeit: Aktenverwalter (m/w/d) für Falkensee – 16,90 € / Stunde

Jobbeschreibung

Als Aktenverwalter in Falkensee erwartet dich eine verantwortungsvolle Tätigkeit in einem wachsenden Unternehmen im Berliner Umland. Du übernimmst die systematische Organisation und Verwaltung des Unternehmensarchivs und sorgst für einen geordneten Aktenbestand. In dieser Position bist du mitverantwortlich für die effiziente Aufbewahrung und das schnelle Auffinden wichtiger Geschäftsdokumente. Du arbeitest in einem modernen Büroumfeld mit einer Mischung aus klassischer Aktenführung und digitalen Archivierungssystemen. Diese Stelle bietet dir einen guten Einstieg in den administrativen Bereich mit Entwicklungspotenzial.

Branche: Verwaltung

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Verwaltungskraft (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehört die Verwaltung und Pflege des physischen und digitalen Aktenbestands nach vorgegebenen Ablagestrukturen. Du nimmst neue Dokumente entgegen, kategorisierst diese nach inhaltlichen Kriterien und sorgst für deren korrekte Ablage bzw. Digitalisierung. Regelmäßig führst du Bestandskontrollen durch, aktualisierst Aktenverzeichnisse und überwachst Aufbewahrungsfristen. Bei Anfragen von Fachabteilungen recherchierst du zielgerichtet im Aktenbestand und stellst die angeforderten Unterlagen zeitnah zur Verfügung. Du dokumentierst Aktenausleihen und sorgst für die termingerechte Rückführung von Dokumenten ins Archiv.

Neben dem Kerngeschäft unterstützt du bei der Digitalisierung des Aktenbestands, indem du wichtige Dokumente scannst und in elektronischen Archivierungssystemen erfasst. Du hilfst bei der Aussonderung veralteter Dokumente und bereitest diese für die datenschutzkonforme Vernichtung vor. Gelegentlich erstellst du einfache Auswertungen und Übersichten zum Aktenbestand für das Management. Bei Bedarf unterstützt du bei der Optimierung der Ablagestruktur und machst Vorschläge zur Verbesserung der Archivierungsprozesse. Du hilfst auch bei der Koordination von Aktentransporten zwischen verschiedenen Standorten und bei der Einrichtung und Pflege der Archivräume.

Anforderungen:

Für diese Position ist idealerweise eine kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung im Verwaltungsbereich wünschenswert. Alternativ qualifizieren dich auch Berufserfahrung im Büroumfeld oder praktische Kenntnisse in der Dokumentenverwaltung. Du solltest über gute MS-Office-Kenntnisse verfügen, insbesondere in Excel und Word. Grundlegendes Verständnis für Ablagestrukturen und Ordnungssysteme ist wichtig. Du verfügst über gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und bringst eine sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise mit. Erste Erfahrungen mit elektronischen Dokumentenmanagementsystemen sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung.

Du überzeugst durch deinen ausgeprägten Ordnungssinn und deine Liebe zum Detail. Deine systematische Arbeitsweise und dein gutes Gedächtnis helfen dir bei der effizienten Verwaltung des Aktenbestands. Du bist zuverlässig, gewissenhaft und kannst auch unter Zeitdruck präzise arbeiten. Körperliche Belastbarkeit für das gelegentliche Heben und Tragen von Aktenordnern zeichnet dich aus. Du arbeitest gerne eigenverantwortlich, bist aber auch ein Teamplayer mit guten kommunikativen Fähigkeiten. Diskretion und ein verantwortungsvoller Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten sind für dich selbstverständlich. Du bist lernbereit und offen für die Einarbeitung in neue Ablage- und Archivierungssysteme.

Arbeitszeiten:

Montag bis Donnerstag von 8:30 bis 13:30 Uhr, Teilzeit (20 Stunden/Woche)

Zusammenfassung:

Dir wird ein sicherer Arbeitsplatz in einem etablierten Unternehmen in Falkensee mit guter Verkehrsanbindung nach Berlin geboten. Du erhältst eine attraktive Vergütung von 16,90 € pro Stunde sowie 24 Tage Jahresurlaub (bezogen auf die Teilzeitstelle). Dich erwarten familienfreundliche Arbeitszeiten am Vormittag ohne Wochenend- oder Feiertagsarbeit. Du profitierst von einer gründlichen Einarbeitung und einem kollegialen Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien. Nach erfolgreicher Einarbeitung besteht die Möglichkeit zur Stundenaufstockung sowie zur Übernahme weiterer Verantwortungsbereiche. Du erhältst zudem Zugang zu internen Schulungen im Bereich Büroorganisation und Dokumentenmanagement.