Schriftgutverwalter (m/w/d) für Herrenberg – 20,00 € / Stunde – Teilzeit

Jobbeschreibung

Als Schriftgutverwalter in Herrenberg übernimmst du die Verwaltung des gesamten Schriftguts eines mittelständischen Unternehmens. Du sorgst für eine ordnungsgemäße Erfassung, Ablage und Aufbewahrung aller relevanten Geschäftsunterlagen. Die Position bietet dir eine strukturierte Tätigkeit mit klaren Abläufen in einem professionellen Umfeld. Du arbeitest eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen und bist wichtiger Ansprechpartner für alle Fragen rund um die Schriftgutverwaltung.

Branche: Archiv & Dokumentenmanagement

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Schriftgutverwalter (m/w/d)

Aufgaben:

Du erfasst und registrierst eingehendes und ausgehendes Schriftgut systematisch. Die Führung von Postbüchern, Journalen und Schriftgutverzeichnissen liegt in deiner Verantwortung. Du ordnest Schriftstücke den entsprechenden Akten zu und pflegst die Aktenstruktur. Die Verwaltung von Wiedervorlagen und Fristen gehört zu deinen Aufgaben. Du stellst Akten und Unterlagen für Mitarbeiter bereit und dokumentierst Ausleihvorgänge. Die Überwachung der Rückgabe ausgeliehener Unterlagen führst du konsequent durch.

Du berätst Fachabteilungen bei der ordnungsgemäßen Aktenführung und Schriftgutverwaltung. Die Mitwirkung bei der Entwicklung von Aktenordnungen und Ablagesystemen fällt in deinen Aufgabenbereich. Du unterstützt bei der Aussonderung und Archivierung von Schriftgut nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen. Die Vorbereitung von Unterlagen für Prüfungen und Audits gehört zu deinen Nebenaufgaben. Du erstellst Statistiken und Übersichten über Schriftgutbestände. Bei Bedarf schulst du neue Mitarbeiter in der Schriftgutverwaltung.

Anforderungen:

Du hast eine kaufmännische oder Verwaltungsausbildung abgeschlossen oder verfügst über vergleichbare Qualifikationen. Berufserfahrung in der Schriftgut- oder Aktenverwaltung ist wünschenswert. Du besitzt fundierte Kenntnisse in der Aktenführung und Registraturarbeit. Der Umgang mit Verwaltungssoftware und MS Office ist dir vertraut. Kenntnisse über Aufbewahrungsfristen und rechtliche Vorgaben sind von Vorteil. Du arbeitest strukturiert, genau und verantwortungsbewusst.

Deine Organisationsstärke und dein ausgeprägtes Ordnungsbewusstsein zeichnen dich aus. Du arbeitest systematisch und zielorientiert. Deine Kommunikationsfähigkeit ermöglicht dir eine gute Zusammenarbeit mit allen Abteilungen. Du zeigst Serviceorientierung und Hilfsbereitschaft. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen ist für dich selbstverständlich. Deine Zuverlässigkeit und Gewissenhaftigkeit sind ausgeprägt. Du arbeitest sowohl selbstständig als auch teamorientiert. IT-Affinität und Lernbereitschaft bringst du mit.

Arbeitszeiten:

Teilzeit mit 20-25 Stunden pro Woche, Montag bis Freitag, Arbeitszeiten zwischen 8:00 und 16:00 Uhr, flexible Gestaltung nach Absprache möglich

Zusammenfassung:

Der Kunde bietet dir eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem strukturierten Umfeld. Du erhältst eine gründliche Einarbeitung in die Schriftgutverwaltung des Unternehmens. Moderne Büroausstattung und aktuelle Software stehen zur Verfügung. Die Vergütung ist fair und wird pünktlich ausgezahlt. Weiterbildungsmöglichkeiten werden unterstützt. Du arbeitest in einem kollegialen Team mit gegenseitiger Wertschätzung. Flexible Arbeitszeiten ermöglichen eine gute Work-Life-Balance. Kostenfreie Parkplätze und gute Verkehrsanbindung sind vorhanden.