Schriftgutverwalter (m/w/d) für Baunatal – 21,00 € / Stunde – Teilzeit

Jobbeschreibung

Als Schriftgutverwalter in Baunatal übernimmst du eine wichtige Funktion im Informationsmanagement eines Wirtschaftsunternehmens. Du bist verantwortlich für den gesamten Lebenszyklus von Schriftgut – von der Entstehung bis zur Archivierung oder Vernichtung. Die Position erfordert sowohl organisatorisches Geschick als auch Verständnis für rechtliche Rahmenbedingungen. Du arbeitest abteilungsübergreifend und bist zentrale Anlaufstelle für alle Fragen der Schriftgutverwaltung. Eine verantwortungsvolle Tätigkeit mit hoher Relevanz für das Unternehmen erwartet dich.

Branche: Archivwesen & Dokumentation

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Archivfachkräfte (m/w/d)

Aufgaben:

Du steuerst den gesamten Prozess der Schriftgutverwaltung im Unternehmen. Die Beratung von Fachabteilungen zu Aufbewahrungs- und Aussonderungsfragen gehört zu deinen Kernaufgaben. Du organisierst die Übernahme von Schriftgut aus den Fachabteilungen ins Archiv. Die Durchführung von Bewertungen und Entscheidungen über Aufbewahrung oder Kassation liegt in deiner Verantwortung. Du überwachst Aufbewahrungsfristen und initiierst rechtzeitig erforderliche Maßnahmen. Die Organisation und Durchführung von datenschutzkonformen Aktenvernichtungen führst du durch. Du dokumentierst alle Vorgänge lückenlos und nachvollziehbar.

Du wirkst bei der Entwicklung und Aktualisierung von Aufbewahrungsrichtlinien mit. Die Durchführung von Schulungen für Mitarbeiter zu Schriftgutverwaltung gehört zu deinen erweiterten Aufgaben. Du unterstützt bei der Implementierung von Records-Management-Systemen. Die Koordination mit Datenschutzbeauftragten und Compliance-Abteilungen ist Teil deiner Tätigkeit. Du assistierst bei Audits und Prüfungen hinsichtlich Schriftgutverwaltung. Die Pflege von Kontakten zu Entsorgungsdienstleistern und deren Überwachung rundet deine Aufgaben ab.

Anforderungen:

Du verfügst über eine abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungs-, Archiv- oder kaufmännischen Bereich. Berufserfahrung in der Schriftgut- oder Aktenverwaltung ist erforderlich. Du hast fundierte Kenntnisse der relevanten rechtlichen Vorgaben (Aufbewahrungsfristen, Datenschutz, GoBD). Erfahrung mit Records-Management-Systemen oder Dokumentenmanagementsystemen ist wünschenswert. Du arbeitest strukturiert, verantwortungsbewusst und selbstständig. Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in deutscher Sprache werden vorausgesetzt. Gute MS Office Kenntnisse sind erforderlich. Diskretion und Vertraulichkeit sind für dich selbstverständlich.

Du besitzt ausgeprägtes analytisches Denkvermögen und konzeptionelle Fähigkeiten. Deine Organisationsstärke hilft dir bei der Steuerung komplexer Prozesse. Du arbeitest compliance-orientiert und beachtest rechtliche Vorgaben konsequent. Deine Kommunikationsstärke ermöglicht dir überzeugende Beratung von Fachabteilungen. Du bist durchsetzungsfähig und kannst auch unpopuläre Entscheidungen vertreten. Deine Problemlösungskompetenz zeigt sich bei komplexen Fragestellungen. Du bist teamfähig und kannst abteilungsübergreifend zusammenarbeiten. Eigeninitiative und proaktives Handeln zeichnen dich aus.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 08:00 bis 16:00 Uhr, Teilzeitmodelle mit 25-32 Stunden pro Woche, Gleitzeitmöglichkeit

Zusammenfassung:

Über unsere Vermittlung erhältst du eine Position mit hoher Verantwortung und Gestaltungsspielraum. Du arbeitest in einem professionellen Umfeld mit klaren Strukturen. Eine umfassende Einarbeitung in die unternehmensspezifischen Prozesse wird geboten. Du hast die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und zu optimieren. Regelmäßige Fortbildungen zu rechtlichen Neuerungen werden unterstützt. Das Arbeitsklima ist wertschätzend und kollegial. Moderne IT-Ausstattung und Arbeitsmittel stehen zur Verfügung. Homeoffice-Optionen für administrative Tätigkeiten sind nach Absprache möglich.