Registraturmitarbeiter (m/w/d) für Hamm – 19,50 € / Stunde – Teilzeit

Jobbeschreibung

Als Registraturmitarbeiter bist du in Hamm verantwortlich für die laufende Registratur und die ordnungsgemäße Verwaltung aktueller Aktenbestände. Du arbeitest an der Schnittstelle zwischen aktiver Aktenführung und Archivierung und sorgst für einen geordneten Informationsfluss. Diese Position bietet dir eine strukturierte Tätigkeit in einem professionellen Verwaltungsumfeld mit klaren Prozessen. Du arbeitest eigenständig und bist Ansprechpartner für alle Fragen rund um die Registratur. CALUMA vermittelt dich an Unternehmen in Hamm, die eine zuverlässige Fachkraft für die professionelle Registraturführung suchen.

Branche: Archiv & Dokumentenmanagement

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Registraturmitarbeiter (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen die Führung der Registratur nach vorgegebenen Aktenordnungen und Geschäftsverteilungsplänen. Du erfasst eingehende Dokumente, vergibst Aktenzeichen und ordnest sie den entsprechenden Vorgängen zu. Die Anlage neuer Akten sowie die Pflege und Aktualisierung bestehender Aktenbestände gehören zu deinem täglichen Aufgabenbereich. Du bearbeitest Aktenanforderungen aus verschiedenen Abteilungen, stellst die Akten bereit und dokumentierst Ausleihen. Die Überwachung des Aktenrücklaufs und das Nachverfolgen überfälliger Rückgaben liegen in deiner Verantwortung. Du pflegst das Aktenverzeichnis und stellst jederzeit Transparenz über den Aktenbestand sicher. Die Vorbereitung abgeschlossener Akten für die Abgabe ans Archiv rundet dein Tätigkeitsfeld ab.

Zu deinen Nebenaufgaben gehört die Beratung von Mitarbeitern in Fragen der Aktenführung und des Aktenplans. Du unterstützt bei der Aussonderung von Registraturgut nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen. Die Erstellung von Übergabelisten und Abgabeverzeichnissen für die Archivierung liegt in deinem Aufgabenbereich. Du wirkst bei der Pflege und Weiterentwicklung des Aktenplans mit. Die Digitalisierung von Registraturgut oder die Unterstützung dabei kann Teil deiner Aufgaben sein. Du führst regelmäßige Bestandskontrollen durch und stellst die Ordnung in der Registratur sicher. Die Koordination mit dem Archiv bezüglich Abgaben und Rückholungen gehört ebenfalls zu deinen Verantwortlichkeiten.

Anforderungen:

Vorausgesetzt wird eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, eine Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter oder eine vergleichbare Qualifikation. Berufserfahrung in der Registraturführung, Aktenführung oder im Archivbereich ist erforderlich. Du verfügst über fundierte Kenntnisse in Aktenordnungen, Aktenplänen und Registratursystemen. Vertrautheit mit Aufbewahrungsfristen und rechtlichen Grundlagen der Aktenführung ist notwendig. Du besitzt gute PC-Kenntnisse und bist sicher im Umgang mit Registratur- und Aktenverwaltungssoftware. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift werden vorausgesetzt. Eine strukturierte, systematische Arbeitsweise und ausgeprägtes Organisationstalent sind erforderlich. Zuverlässigkeit und Verschwiegenheit im Umgang mit vertraulichen Akten sind unerlässlich.

Du zeichnest dich durch eine sehr organisierte, strukturierte und systematische Arbeitsweise aus. Dein ausgeprägter Ordnungssinn und dein Verständnis für Verwaltungsstrukturen sind hervorragend. Du arbeitest gewissenhaft, präzise und qualitätsbewusst. Deine Serviceorientierung zeigt sich im Umgang mit internen Aktenanforderern. Du bist kommunikativ, kannst gut beraten und besitzt Durchsetzungsvermögen bei der Einhaltung von Vorgaben. Du arbeitest selbstständig und eigenverantwortlich, bist aber auch teamfähig. Deine Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit sind ausgeprägt. Du kannst auch unter Zeitdruck strukturiert arbeiten und Prioritäten setzen. Diskretion und Verschwiegenheit sind für dich selbstverständlich.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, Arbeitszeiten zwischen 08:00 und 17:00 Uhr, Teilzeit mit 20-30 Wochenstunden, flexible Arbeitszeitmodelle nach Vereinbarung, Kernarbeitszeit nach Absprache

Zusammenfassung:

Unser Kunde bietet dir eine verantwortungsvolle Position in einem professionellen Verwaltungsumfeld mit klaren Strukturen. Du erhältst eine gründliche Einarbeitung in die spezifischen Aktenordnungen und Systeme. Die Arbeitsatmosphäre ist kollegial und wertschätzend. Du arbeitest eigenständig mit klaren Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten. Die Tätigkeit bietet dir Stabilität, geregelte Arbeitszeiten und eine gute Work-Life-Balance. Du profitierst von Weiterbildungsmöglichkeiten im Bereich Registraturführung und Records Management. Die Vergütung ist fair und deiner Qualifikation angemessen. Bei guter Zusammenarbeit bestehen langfristige Perspektiven. CALUMA begleitet dich professionell durch den Vermittlungsprozess.