Registraturmitarbeiter (m/w/d) für Baesweiler – 20,50 € / Stunde – Teilzeit

Jobbeschreibung

Als Registraturmitarbeiter in Baesweiler übernimmst du die systematische Verwaltung der laufenden Akten und den Übergang zum Archiv. Du bist die Schnittstelle zwischen aktiver Sachbearbeitung und langfristiger Archivierung. Die Position erfordert ein gutes Verständnis für Ablagestrukturen und Informationsorganisation. Du arbeitest in einem dynamischen Umfeld, wo täglich neue Dokumente bearbeitet werden. Ein abwechslungsreiches Tätigkeitsfeld mit direktem Kontakt zu verschiedenen Abteilungen erwartet dich.

Branche: Archivwesen & Dokumentation

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Archivfachkräfte (m/w/d)

Aufgaben:

Du verwaltest die Registratur und sorgst für die ordnungsgemäße Ablage aktueller Vorgänge. Die Vergabe von Aktenzeichen nach vorgegebenem System gehört zu deinen Hauptaufgaben. Du legst neue Akten an und pflegst bestehende Aktenbestände. Die Bearbeitung von Anfragen aus verschiedenen Abteilungen und die Bereitstellung von Akten führst du zeitnah durch. Du überwachst Aufbewahrungsfristen und bereitest Akten für die Archivierung vor. Die Aussonderung von Schriftgut nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen liegt in deiner Verantwortung. Du pflegst ein Aktenverzeichnis und dokumentierst alle Vorgänge systematisch.

Du unterstützt bei der Digitalisierung laufender Akten und der Pflege des digitalen Ablagesystems. Die Koordination von Aktenversendungen zwischen verschiedenen Standorten kann zu deinen Aufgaben gehören. Du wirkst bei der Optimierung von Ablagestrukturen und Prozessen mit. Die Schulung neuer Mitarbeiter in Registratur- und Ablagefragen übernimmst du bei Bedarf. Du assistierst bei der Vorbereitung von Unterlagen für Prüfungen und Audits. Die Pflege von Aktenordnung in Präsenzbeständen gehört ebenfalls zu deinem Aufgabengebiet.

Anforderungen:

Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation. Erfahrung in der Registratur- oder Archivarbeit ist wünschenswert. Du hast ein gutes Verständnis für Ordnungssysteme und Ablagestrukturen. Kenntnisse in Aufbewahrungsfristen und rechtlichen Vorgaben sind von Vorteil. Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und Outlook, wird vorausgesetzt. Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und zuverlässig. Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich. Diskretion im Umgang mit sensiblen Unterlagen ist selbstverständlich.

Du besitzt ein ausgeprägtes Organisationstalent und systematisches Denkvermögen. Deine Genauigkeit und Detailorientierung sind in dieser Position besonders wichtig. Du arbeitest selbstständig und kannst Prioritäten richtig setzen. Deine Serviceorientierung zeigt sich im Umgang mit internen Anfragen. Du bist kommunikativ und kannst Sachverhalte klar erklären. Deine Belastbarkeit hilft dir bei hohem Anfragenaufkommen. Du bist flexibel und kannst dich auf wechselnde Aufgaben einstellen. IT-Affinität und Lernbereitschaft für neue Systeme zeichnen dich aus.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 08:00 bis 14:00 Uhr oder 09:00 bis 15:00 Uhr, 20-30 Stunden pro Woche

Zusammenfassung:

Über unsere Vermittlung erhältst du eine interessante Position mit vielfältigem Aufgabenspektrum. Du arbeitest in einem gut organisierten Umfeld mit klaren Strukturen. Eine umfassende Einarbeitung in die spezifischen Abläufe ist gewährleistet. Du hast regelmäßigen Kontakt zu verschiedenen Unternehmensbereichen. Geregelte Arbeitszeiten ohne Schichtdienst oder Wochenendarbeit werden geboten. Das Arbeitsklima ist kollegial und unterstützend. Moderne Büroausstattung und ergonomische Arbeitsplätze stehen zur Verfügung. Weiterbildungen im Bereich Dokumentenmanagement werden ermöglicht.