Records Manager (m/w/d) für Haan – 22,00 € / Stunde – Teilzeit

Jobbeschreibung

Als Records Manager übernimmst du in Haan die systematische Verwaltung von Aufzeichnungen und Informationen über deren gesamten Lebenszyklus. Du stellst sicher, dass Informationen ordnungsgemäß erstellt, erfasst, gespeichert, genutzt und bei Bedarf vernichtet werden. Diese anspruchsvolle Position verbindet Archivwesen, Compliance und Informationsmanagement. Du arbeitest eng mit verschiedenen Fachabteilungen zusammen und sorgst für die Einhaltung rechtlicher und organisatorischer Anforderungen. CALUMA vermittelt dich als qualifizierte Fachkraft an Unternehmen in Haan, die professionelles Records Management als strategischen Erfolgsfaktor erkannt haben und auf dein Fachwissen setzen.

Branche: Archiv & Dokumentenmanagement

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Records Manager (m/w/d)

Aufgaben:

Du entwickelst und implementierst Records-Management-Richtlinien und Verfahren für die systematische Verwaltung von Geschäftsinformationen. Die Klassifizierung von Dokumenten nach ihrem Informationswert und die Festlegung von Aufbewahrungsfristen gemäß gesetzlicher und betrieblicher Anforderungen liegen in deiner Verantwortung. Du erstellst und pflegst Aufbewahrungspläne (Retention Schedules) und überwachst deren Einhaltung. Die Koordination von Aussonderungs- und Vernichtungsaktionen unter Berücksichtigung von Compliance-Vorgaben gehört zu deinen Kernaufgaben. Du berätst Fachabteilungen bei der Aktenführung und beim Informationsmanagement. Die Überwachung der Einhaltung von Datenschutz- und Informationssicherheitsrichtlinien ist Teil deiner Tätigkeit. Du führst Audits durch und dokumentierst Compliance-Nachweise.

Zu deinen erweiterten Aufgaben gehört die Schulung von Mitarbeitern in Bezug auf ordnungsgemäße Aktenführung und Records-Management-Praktiken. Du entwickelst Best-Practice-Leitfäden und Arbeitsanweisungen für verschiedene Dokumententypen. Die Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung zur Implementierung technischer Lösungen für das Records Management liegt in deinem Verantwortungsbereich. Du führst regelmäßige Reviews der Records-Management-Prozesse durch und optimierst diese kontinuierlich. Die Beratung bei der Auswahl und Einführung von Software-Lösungen im Bereich Enterprise Content Management gehört zu deinen Aufgaben. Du erstellst Reports und Kennzahlen zur Dokumentenverwaltung für das Management und wirkst bei internen und externen Audits als fachlicher Ansprechpartner mit.

Anforderungen:

Vorausgesetzt wird eine abgeschlossene Ausbildung oder ein Studium im Bereich Informationsmanagement, Archivwesen, Wirtschaft oder eine vergleichbare Qualifikation. Mehrjährige Berufserfahrung im Records Management, Dokumentenmanagement oder in vergleichbaren Bereichen ist erforderlich. Du verfügst über fundierte Kenntnisse relevanter Standards (ISO 15489, ISO 30300) und rechtlicher Rahmenbedingungen (DSGVO, GoBD, HGB, AO). Erfahrung in der Entwicklung und Implementierung von Aufbewahrungsrichtlinien wird vorausgesetzt. Du besitzt sehr gute Kenntnisse in Dokumentenmanagementsystemen und Enterprise-Content-Management-Lösungen. Ausgeprägtes Verständnis für Geschäftsprozesse und Compliance-Anforderungen ist notwendig. Erfahrung in der Durchführung von Schulungen und Audits ist von Vorteil.

Du überzeugst durch ausgeprägte Fachkompetenz im Records Management und ein tiefes Verständnis für Informations-Governance. Deine Arbeitsweise ist systematisch, strukturiert und compliance-orientiert. Du besitzt starke analytische Fähigkeiten und kannst komplexe Informationsstrukturen erfassen und optimieren. Deine Kommunikationsstärke ermöglicht es dir, fachliche Inhalte verständlich zu vermitteln und verschiedene Stakeholder zu überzeugen. Du arbeitest selbstständig, ergebnisorientiert und mit hohem Verantwortungsbewusstsein. Deine Beratungskompetenz zeigt sich im Umgang mit Fachabteilungen und Management. Du bist durchsetzungsstark, wenn es um die Einhaltung von Standards geht, dabei aber diplomatisch und lösungsorientiert. Diskretion und Integrität im Umgang mit sensiblen Informationen sind für dich selbstverständlich.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, Arbeitszeiten zwischen 08:00 und 17:00 Uhr, Teilzeit mit 25-35 Wochenstunden, flexible Arbeitszeitgestaltung möglich, anteiliges Homeoffice nach Vereinbarung

Zusammenfassung:

Unser Kunde bietet dir eine verantwortungsvolle Position mit Gestaltungsspielraum in einem professionellen Umfeld. Du arbeitest mit modernen Systemen und Tools im Bereich Information Governance. Die Einarbeitung ist strukturiert und berücksichtigt dein Erfahrungsniveau. Du profitierst von Weiterbildungsmöglichkeiten und kannst an Fachkonferenzen teilnehmen. Die Unternehmenskultur ist geprägt von Wertschätzung, Professionalität und Vertrauen. Du erhältst eine attraktive Vergütung entsprechend deiner Qualifikation. Flexible Arbeitszeitmodelle und Homeoffice-Optionen ermöglichen eine ausgewogene Work-Life-Balance. Es bestehen langfristige Perspektiven mit Entwicklungsmöglichkeiten im Bereich Information Management. CALUMA bietet dir professionelle Beratung und Begleitung während des gesamten Vermittlungsprozesses.