Office Manager (m/w/d) für Kaarst – 20,80 €/Std. – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Office Manager in Kaarst erwartet dich eine vielseitige Tätigkeit in einem dynamischen Immobilienunternehmen. Du wirst zum zentralen Dreh- und Angelpunkt des Büros und übernimmst die Verantwortung für einen reibungslosen Arbeitsablauf in allen administrativen Bereichen. In modernen, stilvoll eingerichteten Büroräumen sorgst du für eine effiziente Organisation und ein professionelles Erscheinungsbild des Unternehmens. Dich erwartet ein kollegiales Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien, einer offenen Kommunikationskultur und der Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und umzusetzen.

Branche: Immobilienwirtschaft

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Bürofachkraft

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben zählen die eigenverantwortliche Organisation des Empfangs- und Sekretariatsbereichs, die Bearbeitung der eingehenden Post und E-Mails sowie die professionelle Betreuung des Telefonempfangs. Du übernimmst die Terminkoordination und -verwaltung für das Management und das Vertriebsteam, die Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings und die Koordination von Geschäftsreisen. Die selbstständige Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, die Erstellung und Pflege von Dokumenten und Präsentationen sowie die Verwaltung und Bestellung von Büromaterial gehören ebenfalls zu deinem Verantwortungsbereich. Zudem koordinierst du die Büroorganisation und sorgst für einen repräsentativen Zustand der Büroräumlichkeiten.

Neben deinen administrativen Hauptaufgaben unterstützt du bei der Organisation von Firmenevents und Kundenveranstaltungen, hilfst bei der Betreuung von Kunden und Geschäftspartnern und wirkst bei der Optimierung von Büroabläufen mit. Du unterstützt bei der Pflege der Unternehmenswebsite und der Social-Media-Kanäle, hilfst bei der Erstellung von Marketingmaterialien und arbeitest bei der Durchführung von kleineren Marketingaktionen mit. Bei Bedarf übernimmst du auch die Koordination mit externen Dienstleistern wie Reinigung und Facility Management, die Unterstützung bei der Buchhaltung und die Mithilfe bei der Vorbereitung von Immobilienexposés und -präsentationen. Die Mitarbeit bei abteilungsübergreifenden Projekten und die Unterstützung des Teams in vielfältigen organisatorischen Belangen ergänzen dein abwechslungsreiches Aufgabenspektrum.

Anforderungen:

Für diese Position benötigst du eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Immobilienkaufmann/-frau oder vergleichbar. Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise in der Immobilienbranche, sind erforderlich. Du verfügst über sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in Word, Excel und PowerPoint. Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung. Erfahrung im Umgang mit CRM-Systemen und grundlegende Kenntnisse in der Immobilienwirtschaft runden dein Profil ab.

Du zeichnest dich durch ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten aus. Deine Serviceorientierung, dein freundliches Auftreten und deine Empathie machen dich zum idealen ersten Ansprechpartner für Kunden, Geschäftspartner und Kollegen. Du arbeitest strukturiert, selbstständig und mit hoher Eigeninitiative. Deine Zuverlässigkeit, deine Sorgfalt und dein Qualitätsbewusstsein sorgen für eine professionelle Arbeitsweise. Du bist belastbar, behältst auch in stressigen Situationen den Überblick und setzt Prioritäten effektiv. Mit deiner Diskretion, deiner Flexibilität und deiner Lösungsorientierung trägst du maßgeblich zum reibungslosen Funktionieren des Büros bei.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag zwischen 09:00 und 17:30 Uhr, 40 Stunden pro Woche

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine unbefristete Festanstellung mit einer attraktiven Vergütung von 20,80 € pro Stunde in einem wachsenden Unternehmen der Immobilienbranche. Du erhältst eine umfassende Einarbeitung und regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Entwicklung. Geregelte Arbeitszeiten ohne Wochenendarbeit und die Möglichkeit für einen Home-Office-Tag pro Woche nach der Einarbeitung unterstützen deine Work-Life-Balance. Zusätzlich profitierst du von 28 Tagen Urlaub, Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie vermögenswirksamen Leistungen. Ein moderner, ergonomischer Arbeitsplatz in zentraler Lage, kostenlose Getränke und Snacks, ein Firmenhandy zur privaten Nutzung, kostenlose Parkplätze, regelmäßige Teamevents und die Möglichkeit, vergünstigte Konditionen bei der Immobilienvermittlung zu erhalten, runden unser attraktives Angebot ab.