Minijob: Digitalisierungshelfer (m/w/d) für Stadtverwaltung und Bauämter in Halberstadt – 16,25 €/Stunde

Jobbeschreibung

In Halberstadt unterstützt du städtische Ämter und Behörden bei der Digitalisierung von Bauakten, Planunterlagen und historischen Verwaltungsdokumenten. Dein Arbeitsplatz befindet sich in den Archivräumen der Stadtverwaltung, wo du mit Scannern und Dokumentenmanagementsystemen arbeitest. Du leistest einen wichtigen Beitrag zur Modernisierung der Verwaltung und zur besseren Zugänglichkeit wichtiger Dokumente für Bürger und Mitarbeiter. CALUMA vermittelt dich an öffentliche Einrichtungen, die ihre Aktenbestände systematisch digitalisieren und fachgerecht aufbereiten möchten.

Branche: Öffentlicher Dienst

Jobarten: Minijob

Personalart: Archivassistenz (m/w/d)

Aufgaben:

Als Digitalisierungshelfer in der Stadtverwaltung bereitest du Bauakten, Pläne und Verwaltungsdokumente für die Digitalisierung vor, einschließlich Entfernen von Heftungen und Sortieren. Du scannst verschiedene Dokumentenformate mit Spezialscannern, auch großformatige Baupläne und historische Unterlagen. Die korrekte Benennung und Indizierung der digitalisierten Dokumente nach vorgegebenen Verwaltungsstrukturen gehört zu deinen täglichen Aufgaben. Du führst Qualitätskontrollen der Scans durch und stellst sicher, dass alle Dokumente vollständig und lesbar digitalisiert wurden. Die systematische Ablage der Originaldokumente nach der Digitalisierung fällt in deinen Verantwortungsbereich. Du unterstützt bei der Erfassung von Metadaten zu den digitalisierten Dokumenten, wie Erstellungsdatum, Aktenzeichen oder Gebäudedaten. Die Mithilfe bei der Pflege des digitalen Archivs und der Bereitstellung digitalisierter Unterlagen für Fachabteilungen gehört ebenfalls zu deinen Aufgaben.

Neben den Hauptaufgaben unterstützt du bei der Entwicklung effizienterer Digitalisierungsprozesse und der Optimierung von Arbeitsabläufen. Du hilfst bei der Erstellung von Arbeitsanweisungen für die Digitalisierung verschiedener Dokumententypen. Die Mitarbeit bei der Inventur von noch zu digitalisierenden Aktenbeständen gehört zu deinen Nebenaufgaben. Du unterstützt bei der Priorisierung von Digitalisierungsprojekten basierend auf Anfragevolumen oder Dringlichkeit. Gelegentlich hilfst du bei der Bearbeitung von Bürgeranfragen zur Einsicht in digitalisierte Dokumente. Die Mithilfe bei der Einarbeitung neuer Kollegen in die Digitalisierungsprozesse oder die Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen über den Digitalisierungsfortschritt können ebenfalls Teil deiner Tätigkeit sein.

Anforderungen:

Für diese Position benötigst du keine spezifische Verwaltungsausbildung, solltest jedoch über grundlegende PC-Kenntnisse und Erfahrung im Umgang mit Scannern verfügen. Ein sorgfältiger Umgang mit teilweise alten oder empfindlichen Dokumenten wird vorausgesetzt. Du solltest in der Lage sein, systematisch nach vorgegebenen Strukturen zu arbeiten und ein Grundverständnis für Verwaltungsgliederungen entwickeln. Eine präzise Arbeitsweise und Auge für Details sind wichtig, um die Qualität der Digitalisate sicherzustellen. Vorteilhaft sind erste Erfahrungen im Büroumfeld oder Interesse an der Arbeit mit historischen Dokumenten. Die Bereitschaft, sich in spezifische Scansoftware und Dokumentenmanagementsysteme einzuarbeiten, wird erwartet.

Für diesen Job sind besonders Genauigkeit und Geduld beim Umgang mit teilweise schwer lesbaren oder alten Dokumenten gefragt. Du verfügst über eine gute Konzentrationsfähigkeit auch bei repetitiven Tätigkeiten wie Scannen und Indizieren. Dein Ordnungssinn hilft dir bei der systematischen Bearbeitung großer Aktenmengen. Technisches Grundverständnis erleichtert dir den Umgang mit verschiedenen Scannermodellen und deren optimaler Einstellung für unterschiedliche Dokumententypen. Im Team arbeitest du zuverlässig und kommunikativ. Deine Lernbereitschaft ermöglicht es dir, dich kontinuierlich in neue Digitalisierungstechniken einzuarbeiten. Sorgfalt und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit teilweise einzigartigen oder historisch wertvollen Dokumenten runden dein Profil ab.

Arbeitszeiten:

Der Minijob umfasst 8-10 Stunden pro Woche und kann je nach Absprache auf 2-3 Tage verteilt werden. Typische Arbeitszeiten sind vormittags zwischen 8:00 und 12:00 Uhr, entsprechend den Öffnungszeiten der Verwaltung. Alternative Zeitmodelle können nach Vereinbarung eingerichtet werden. Es handelt sich ausschließlich um Tagesarbeit an Werktagen, ohne Wochenend- oder Feiertagsarbeit.

Zusammenfassung:

Als Digitalisierungshelfer in Halberstadt erhältst du einen attraktiven Stundenlohn von 16,25 Euro im Rahmen eines 450-Euro-Minijobs. Du leistest einen wichtigen Beitrag zur Modernisierung der Verwaltung und zur Bewahrung historischer Dokumente. Die Tätigkeit bietet dir flexible Arbeitszeiten, die gut mit anderen Verpflichtungen, Studium oder einer Hauptbeschäftigung vereinbar sind. Du erhältst Einblicke in die Funktionsweise öffentlicher Verwaltungen und die Stadtgeschichte von Halberstadt durch den Kontakt mit historischen Bauakten und Dokumenten. Der Minijob bietet einen sicheren Nebenverdienst in einem strukturierten Arbeitsumfeld. Bei Interesse an einer Ausweitung der Tätigkeit bestehen je nach Projektfortschritt Möglichkeiten zur Erhöhung des Stundenumfangs. CALUMA unterstützt dich mit persönlicher Betreuung während der Vermittlung und passt die Einsatzzeiten an deine Möglichkeiten an.