Executive Assistant (m/w/d) für Porta Westfalica – 22,50 Euro/Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Executive Assistant in Porta Westfalica erwartet dich eine anspruchsvolle Position mit direkter Zuarbeit zur Geschäftsführung eines innovativen Maschinenbauunternehmens. Du übernimmst eine Schlüsselrolle in der Unterstützung des Top-Managements und trägst durch deine organisatorischen Fähigkeiten maßgeblich zum reibungslosen Ablauf der Geschäftsprozesse bei. In dieser verantwortungsvollen Position bist du die erste Ansprechperson für interne und externe Kontakte der Geschäftsleitung.

Branche: Maschinenbau

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Vorstandsassistenz (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehören das umfassende Management der Terminplanung der Geschäftsführung, die Organisation und Vor-/Nachbereitung von Meetings und Geschäftsreisen, die selbstständige Korrespondenz in Deutsch und Englisch, die Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Berichten, die Priorisierung und Filterung von Informationen für die Geschäftsleitung, die Koordination von Projekten sowie die Schnittstelle zwischen Geschäftsführung und anderen Abteilungen.

Zusätzlich unterstützt du bei der Organisation von Firmenveranstaltungen und Kundenevents, bereitest Entscheidungsvorlagen auf, führst Recherchen zu spezifischen Themen durch, verwaltest vertrauliche Unterlagen und Dokumente, betreust internationale Geschäftspartner und übernimmst bei Bedarf besondere Projekte nach Anweisung der Geschäftsführung.

Anforderungen:

Wir erwarten eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium im wirtschaftlichen Bereich, mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung/Vorstandsassistenz, idealerweise in der Maschinenbaubranche, ausgezeichnete Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, hervorragende MS-Office-Kenntnisse (insbesondere PowerPoint und Excel), Erfahrung im Umgang mit vertraulichen Informationen sowie Reisebereitschaft für gelegentliche Begleitung der Geschäftsführung.

Du überzeugst durch deine ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit, dein diplomatisches Geschick und deine Diskretion. Mit deiner proaktiven und lösungsorientierten Arbeitsweise behältst du auch in stressigen Situationen den Überblick. Deine Stärken liegen in deiner Selbstständigkeit, deinem unternehmerischen Denken und deiner Fähigkeit, Prioritäten zu setzen. Dein sicheres und professionelles Auftreten sowie deine interkulturelle Kompetenz runden dein Profil ab.

Arbeitszeiten:

Arbeitszeiten: Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 18:00 Uhr, 40 Stunden pro Woche, gelegentlich auch außerhalb der regulären Geschäftszeiten bei besonderen Terminen der Geschäftsführung.

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine überdurchschnittliche Vergütung von 22,50 Euro pro Stunde, eine verantwortungsvolle Position mit direktem Kontakt zur Unternehmensleitung, einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz in Porta Westfalica, flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege, Weiterbildungsmöglichkeiten und internationale Kontakte, 30 Tage Urlaub, betriebliche Altersvorsorge sowie Firmenwagen auch zur privaten Nutzung (nach Probezeit).