Dokumentenverwalter (m/w/d) für Wilhelmshaven – 20,00 € / Stunde – Teilzeit

Jobbeschreibung

Als Dokumentenverwalter unterstützt du über die Personalvermittlung CALUMA Unternehmen in Wilhelmshaven bei der systematischen Verwaltung ihrer Dokumentenbestände. Du bist verantwortlich für die ordnungsgemäße Erfassung, Ablage und Bereitstellung von Dokumenten im Unternehmenskontext. Die Position verbindet administrative Tätigkeiten mit organisatorischen Aufgaben im Dokumentenbereich. Du arbeitest in einem strukturierten Umfeld und trägst zur Effizienz der Informationsverwaltung bei. Die Tätigkeit bietet dir die Möglichkeit, mit verschiedenen Fachabteilungen zusammenzuarbeiten. Du wirst als wichtige Schnittstelle für die Dokumentenverwaltung in Wilhelmshaven geschätzt.

Branche: Dokumentenverwaltung

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Verwaltungsfachkräfte Archiv (m/w/d)

Aufgaben:

Als Dokumentenverwalter in Wilhelmshaven bist du für die Erfassung eingehender Dokumente und deren Zuordnung zu den entsprechenden Vorgängen zuständig. Du pflegst Dokumentendatenbanken und stellst sicher, dass alle Unterlagen korrekt erfasst und auffindbar sind. Die Verwaltung von Dokumenten-Workflows und die Steuerung von Freigabeprozessen gehören zu deinen Aufgaben. Du organisierst die Ablage physischer und digitaler Dokumente nach festgelegten Strukturen. Die Bearbeitung von Anfragen nach Dokumenten und deren zeitnahe Bereitstellung liegt in deiner Verantwortung. Du überwachst Dokumentenlebenszyklen und initiierst notwendige Maßnahmen wie Archivierung oder Löschung. Die Sicherstellung der Einhaltung von Richtlinien und Compliance-Vorgaben ist Teil deiner Tätigkeit.

Zu deinen Nebenaufgaben gehört die Unterstützung bei der Erstellung und Aktualisierung von Dokumentationsprozessen. Du wirkst bei der Optimierung von Ablagestrukturen mit und gibst Verbesserungsvorschläge. Die Schulung von Mitarbeitern in der korrekten Dokumentenablage und -verwaltung kann zu deinen Aufgaben zählen. Du unterstützt bei Audits und stellst die erforderlichen Dokumentationsnachweise bereit. Die Erstellung von Reports über Dokumentenbestände und -bewegungen gehört zu deinen Tätigkeiten. Du koordinierst die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern für Archivierung oder Entsorgung. Die Mitwirkung bei der Digitalisierung von Dokumentenprozessen ist Teil deines Aufgabengebiets.

Anforderungen:

Für die Position als Dokumentenverwalter in Wilhelmshaven benötigst du idealerweise eine kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung im Bereich Büromanagement. Erfahrung in der Dokumentenverwaltung oder im administrativen Bereich ist von Vorteil. Du verfügst über gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel und Datenbankanwendungen. Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen ist wünschenswert. Du kennst dich mit Dateiorganisation und Ordnerstrukturen aus. Grundkenntnisse im Datenschutz und in rechtlichen Aufbewahrungspflichten sind erforderlich. Du arbeitest strukturiert und kannst Prioritäten setzen. Kommunikationsfähigkeit für die Zusammenarbeit mit Fachabteilungen ist wichtig.

Du zeichnest dich durch ausgeprägtes Organisationstalent und systematische Arbeitsweise aus. Deine Genauigkeit stellt sicher, dass Dokumente korrekt erfasst und abgelegt werden. Du arbeitest serviceorientiert und reagierst zeitnah auf Anfragen. Deine Problemlösungsfähigkeit hilft dir, auch bei unklaren Zuordnungen die richtige Lösung zu finden. Du bist belastbar und behältst auch bei hohem Dokumentenaufkommen den Überblick. Selbstständiges Arbeiten im Rahmen vorgegebener Prozesse ist für dich selbstverständlich. Du zeigst Diskretion im Umgang mit vertraulichen Dokumenten. Deine Lernbereitschaft ermöglicht es dir, dich schnell in neue Systeme einzuarbeiten.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 18-25 Stunden pro Woche, flexible Gestaltung zwischen 08:00 und 17:00 Uhr

Zusammenfassung:

Als über CALUMA vermittelter Dokumentenverwalter erhältst du einen attraktiven Stundenlohn von 20,00 Euro. Die Kundenunternehmen in Wilhelmshaven bieten dir ein gut organisiertes Arbeitsumfeld mit klaren Strukturen. Du arbeitest mit modernen Systemen und Tools für die Dokumentenverwaltung. Eine gründliche Einarbeitung in die unternehmensspezifischen Prozesse und Systeme ist gewährleistet. Die Arbeitszeiten sind familienfreundlich und gut planbar. Du profitierst von einem kollegialen Team, das deine Arbeit schätzt. Weiterbildungen im Bereich Dokumentenmanagement werden unterstützt. Langfristige Einsätze mit Entwicklungsmöglichkeiten sind gegeben.