Dokumentenmanager (m/w/d) für Geilenkirchen – 21,50 € / Stunde – Teilzeit

Jobbeschreibung

CALUMA vermittelt in Geilenkirchen Dokumentenmanager an Unternehmen, die ihre Dokumentenprozesse professionalisieren und optimieren möchten. In dieser Funktion bist du Schnittstelle zwischen klassischem Archivwesen und modernem Dokumentenmanagement. Du arbeitest sowohl mit physischen als auch mit digitalen Dokumentenbeständen und trägst zur Effizienz der Informationsverwaltung bei. Diese Position verbindet organisatorisches Geschick mit technischem Verständnis.

Branche: Archivwesen & Dokumentenmanagement

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Dokumentenmanager (m/w/d)

Aufgaben:

Du entwickelst und implementierst Ablagesystematiken für physische und elektronische Dokumente. Die Verwaltung und Pflege von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) liegt in deiner Verantwortung. Du erstellst Benutzerrichtlinien und Arbeitsanweisungen für die Dokumentenablage und -verwaltung. Die Koordination von Digitalisierungsprojekten und die Qualitätssicherung digitaler Dokumente gehören zu deinen Kernaufgaben. Du bearbeitest Anfragen nach Dokumenten und stellst diese zeitnah bereit. Die Überwachung von Aufbewahrungsfristen und die Initiierung von Aussonderungsprozessen fallen in deinen Bereich. Du schulst Mitarbeiter in der korrekten Nutzung von Ablagesystemen.

Du analysierst bestehende Dokumentenflüsse und entwickelst Optimierungsvorschläge. Die Migration von Altbeständen in neue Systeme wird von dir begleitet. Du erstellst Reports und Statistiken über Dokumentenbestände und Nutzungsverhalten. Die Zusammenarbeit mit IT-Abteilungen zur Systemoptimierung gehört zu deinen Aufgaben. Du unterstützt bei der Einführung neuer Software für das Dokumentenmanagement. Die Sicherstellung von Datenschutz und Compliance bei der Dokumentenverwaltung liegt in deiner Verantwortung. Du wirkst bei der Erstellung von Archivierungs- und Löschkonzepten mit.

Anforderungen:

Eine abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann für Büromanagement, Fachangestellter für Medien- und Informationsdienste oder eine vergleichbare Qualifikation wird vorausgesetzt. Alternativ ein Studium im Bereich Informationsmanagement, Archivwesen oder Betriebswirtschaft. Mehrjährige Erfahrung im Dokumentenmanagement oder Records Management ist erforderlich. Du verfügst über fundierte Kenntnisse in DMS-Systemen und idealerweise Erfahrung mit verschiedenen Software-Lösungen. Kenntnisse in den relevanten rechtlichen Rahmenbedingungen (DSGVO, GoBD, Aufbewahrungsfristen) sind notwendig. Sehr gute MS-Office-Kenntnisse und technisches Verständnis werden vorausgesetzt.

Du denkst prozessorientiert und erkennst Optimierungspotenziale in Arbeitsabläufen. Deine analytischen Fähigkeiten helfen dir bei der Strukturierung komplexer Dokumentenlandschaften. Du kommunizierst sicher mit verschiedenen Hierarchieebenen und kannst Konzepte verständlich vermitteln. Projektmanagement-Fähigkeiten ermöglichen dir die Steuerung von Digitalisierungsvorhaben. Du arbeitest sowohl selbstständig als auch teamorientiert. Deine IT-Affinität und deine Lernbereitschaft für neue Systeme zeichnen dich aus. Du handelst serviceorientiert und lösungsfokussiert.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 25-30 Stunden pro Woche, Gleitzeit zwischen 07:00 und 18:00 Uhr nach Absprache

Zusammenfassung:

CALUMA vermittelt dich an zukunftsorientierte Unternehmen mit modernen Dokumentenmanagement-Anforderungen. Du arbeitest mit aktuellen DMS-Systemen und erhältst Zugang zu professionellen Tools. Dein Arbeitgeber unterstützt Weiterbildungen im Bereich Dokumentenmanagement und digitale Archivierung. Du hast Gestaltungsspielraum bei der Optimierung von Prozessen. Die Arbeit ist abwechslungsreich und kombiniert strategische mit operativen Aufgaben. Ergonomische Arbeitsplätze und moderne Büroausstattung werden vom Kunden bereitgestellt. Du erhältst eine leistungsgerechte Vergütung direkt vom Auftraggeber.