Dokumentenmanager (m/w/d) für Bad Zwischenahn – 21,00 € / Stunde – Teilzeit

Jobbeschreibung

In Bad Zwischenahn vermitteln wir für ein wachsendes Wirtschaftsunternehmen einen Dokumentenmanager zur Verwaltung der umfangreichen Dokumentenbestände. Du bist die zentrale Anlaufstelle für alle Fragen rund um Dokumentenorganisation und -archivierung. Die Position vereint klassische Archivarbeit mit modernem Informationsmanagement. Du arbeitest mit digitalen und analogen Beständen und sorgst für deren optimale Verwaltung. Ein vielseitiges Tätigkeitsfeld mit viel Eigenverantwortung erwartet dich in einem zukunftsorientierten Umfeld.

Branche: Archivwesen & Dokumentation

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Archivfachkräfte (m/w/d)

Aufgaben:

Du verwaltest und organisierst sowohl physische als auch digitale Dokumentenbestände des Unternehmens. Die Implementierung und Pflege von Dokumentenmanagementsystemen liegt in deinem Aufgabenbereich. Du entwickelst und optimierst Ablagestrukturen und Klassifikationssysteme für verschiedene Dokumententypen. Die Vergabe von Metadaten und Indexierung von Dokumenten für eine optimale Auffindbarkeit führst du durch. Du bearbeitest Anfragen nach Dokumenten und stellst diese zeitnah bereit. Die Überwachung von Aufbewahrungsfristen und Initiierung von Aussonderungen gehört zu deinen Aufgaben. Du schulst Mitarbeiter in der korrekten Nutzung des Dokumentenmanagementsystems.

Du unterstützt bei der Migration von Altdaten in neue Systeme. Die Erstellung von Auswertungen und Reports über Dokumentenbestände gehört zu deinen Nebenaufgaben. Du wirkst bei der Optimierung von Geschäftsprozessen im Dokumentenmanagement mit. Die Koordination mit IT-Abteilung bei technischen Fragen kann erforderlich sein. Du assistierst bei Audits und Compliance-Prüfungen hinsichtlich Dokumentenverwaltung. Die Pflege von Verfahrensdokumentationen und Arbeitsanweisungen rundet deine Tätigkeiten ab.

Anforderungen:

Du verfügst über eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Dokumentenmanagement, Archivwesen, Informationsmanagement oder eine vergleichbare Qualifikation. Berufserfahrung in der Dokumentenverwaltung oder im Archivwesen ist wünschenswert. Sehr gute Kenntnisse in Dokumentenmanagementsystemen (idealerweise SharePoint, d.velop oder ähnliche) werden vorausgesetzt. Du hast fundierte MS Office Kenntnisse, insbesondere Excel. Ein Verständnis für Geschäftsprozesse und Informationsflüsse ist erforderlich. Kenntnisse relevanter Normen und Standards (ISO, GoBD) sind von Vorteil. Du arbeitest strukturiert, systematisch und lösungsorientiert.

Du zeichnest dich durch ausgeprägtes Organisationstalent und systematisches Denken aus. Deine IT-Affinität ermöglicht dir den sicheren Umgang mit verschiedenen Softwarelösungen. Du besitzt eine hohe Serviceorientierung und Kommunikationsfähigkeit. Deine Eigeninitiative und selbstständige Arbeitsweise werden geschätzt. Du kannst Prioritäten setzen und auch bei hohem Arbeitsaufkommen den Überblick behalten. Deine Teamfähigkeit hilft dir bei der Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen. Du bist flexibel und anpassungsfähig bei sich ändernden Anforderungen. Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen ist für dich selbstverständlich.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 08:30 bis 16:30 Uhr, Teilzeitmodelle mit 20-30 Stunden pro Woche möglich, flexible Pausenregelung

Zusammenfassung:

Über unsere Vermittlung erhältst du Zugang zu einem innovativen Arbeitsumfeld mit modernen Systemen. Du arbeitest mit aktuellen Dokumentenmanagement-Technologien. Eine strukturierte Einarbeitung in die unternehmensspezifischen Prozesse wird gewährleistet. Du hast Gestaltungsspielraum für eigene Ideen und Optimierungsvorschläge. Weiterbildungsmöglichkeiten im Bereich DMS und Informationsmanagement werden unterstützt. Das Arbeitsklima ist kollegial und wertschätzend. Moderne Büroausstattung und ergonomische Arbeitsplätze sind vorhanden. Teilweise ist mobiles Arbeiten nach Einarbeitung möglich.