Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Ibbenbüren – 23,80 €/Std. – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Assistenz der Geschäftsführung in Ibbenbüren erwartet dich eine anspruchsvolle und vielseitige Tätigkeit in einem innovativen Maschinenbauunternehmen mit internationaler Ausrichtung. Du wirst zur rechten Hand der Geschäftsführung und übernimmst eine Schlüsselposition an der Schnittstelle zwischen Management und den verschiedenen Fachabteilungen. In repräsentativen Büroräumen mit moderner Ausstattung sorgst du für einen reibungslosen Ablauf aller administrativen Prozesse und unterstützt die Geschäftsführung bei strategischen und operativen Aufgaben. Dich erwartet ein dynamisches Arbeitsumfeld mit hohem Gestaltungsspielraum.

Branche: Maschinenbau

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Bürofachkraft

Aufgaben:

Zu deinen Kernaufgaben gehören das professionelle Management des Sekretariats mit selbstständiger Korrespondenz in Deutsch und Englisch sowie die komplexe Terminkoordination und Reiseplanung für die Geschäftsführung. Du bereitest Meetings, Geschäftsreisen und Konferenzen vor, nimmst an Besprechungen teil, erstellst Protokolle und überwachst die Umsetzung von Maßnahmen. Die Aufbereitung von Informationen für Entscheidungen, die Erstellung von Präsentationen und Berichten sowie die Übernahme von Sonderprojekten fallen ebenfalls in deinen Verantwortungsbereich. Als Kommunikationsschnittstelle zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern sorgst du für einen reibungslosen Informationsfluss.

Neben deinen Hauptaufgaben übernimmst du die Koordination von Geschäftsführungsprojekten, hilfst bei der Organisation von Firmenveranstaltungen und unterstützt bei der Vorbereitung von Aufsichtsrats- und Gesellschafterversammlungen. Du recherchierst zu verschiedenen Markt- und Branchenthemen, erstellst Auswertungen und arbeitest an der kontinuierlichen Verbesserung interner Prozesse mit. Bei Bedarf unterstützt du auch bei der Koordination zwischen verschiedenen Unternehmensstandorten, hilfst bei der Betreuung von VIP-Gästen und übernimmst eigenverantwortlich kleinere Projekte im Auftrag der Geschäftsführung. Die Organisation interner und externer Kommunikationsmaßnahmen ergänzt dein vielseitiges Aufgabenspektrum.

Anforderungen:

Für diese Position benötigst du eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Zusatzqualifikation oder ein betriebswirtschaftliches Studium. Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, vorzugsweise in einem produzierenden Unternehmen oder im Maschinenbau, sind erforderlich. Du verfügst über ausgezeichnete MS-Office-Kenntnisse, besonders in PowerPoint, Excel und Outlook. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind unabdingbar. Erfahrung im Projektmanagement und idealerweise Grundkenntnisse in Controlling und Betriebswirtschaft runden dein Profil ab.

Du zeichnest dich durch höchste Professionalität, Diskretion und Loyalität aus. Deine ausgeprägte Kommunikationsstärke und dein diplomatisches Geschick ermöglichen dir den souveränen Umgang mit Geschäftspartnern und Führungskräften. Du arbeitest selbstständig, proaktiv und lösungsorientiert mit einem Blick für das Wesentliche. Organisationstalent, Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch unter Zeitdruck präzise zu arbeiten, gehören zu deinen Stärken. Dein repräsentatives Auftreten, deine Flexibilität und deine schnelle Auffassungsgabe machen dich zur idealen Unterstützung für die Geschäftsführung. Mit deiner analytischen Denkweise kannst du komplexe Zusammenhänge erfassen und strukturieren.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag zwischen 08:00 und 18:00 Uhr, 40 Stunden pro Woche (Flexibilität bei Bedarf erforderlich)

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine unbefristete Festanstellung mit einer überdurchschnittlichen Vergütung von 23,80 € pro Stunde in einem international erfolgreichen Unternehmen. Du erhältst eine individuelle Einarbeitung durch die Geschäftsführung und regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Entwicklung. Flexible Arbeitszeiten mit Vertrauensarbeitszeit und die Möglichkeit für teilweises Home-Office nach Absprache unterstützen deine Work-Life-Balance. Zusätzlich profitierst du von 30 Tagen Urlaub, einer attraktiven Bonusregelung und einer arbeitgeberfinanzierten betrieblichen Altersvorsorge. Ein repräsentativer Arbeitsplatz in modernen Büroräumen, ein Dienstlaptop, kostenlose Premium-Getränke und Teilnahme an exklusiven Firmenevenementen runden unser erstklassiges Angebot ab.