Archivleiter-Assistenz (m/w/d) für Soest – 22,00 € / Stunde – Teilzeit

Jobbeschreibung

In Soest unterstützt du die Archivleitung in vielfältigen administrativen und fachlichen Aufgaben. CALUMA vermittelt dich in eine verantwortungsvolle Assistenzposition. Du arbeitest eng mit der Archivleitung zusammen und erhältst Einblick in alle Archivbereiche. Die Position bietet dir abwechslungsreiche Tätigkeiten an der Schnittstelle von Verwaltung und Facharbeit. Du übernimmst eigenständig wichtige Aufgaben. Das Arbeitsumfeld ist professionell und anspruchsvoll. Die Tätigkeit bietet Entwicklungsperspektiven im Archivbereich.

Branche: Archivwesen & Verwaltung

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Verwaltungsassistenz (m/w/d)

Aufgaben:

Du unterstützt die Archivleitung bei der Organisation und Koordination des Archivbetriebs in Soest. Die Terminplanung und Kalenderverwaltung für die Archivleitung übernimmst du. Du bereitest Sitzungen, Besprechungen und Präsentationen vor. Die Erstellung von Berichten, Statistiken und Auswertungen gehört zu deinen Aufgaben. Du koordinierst die interne und externe Kommunikation. Die Bearbeitung des Schriftverkehrs für die Archivleitung liegt in deinem Bereich. Du wirkst bei der Budgetüberwachung und Mittelplanung mit. Die Organisation von Veranstaltungen und Tagungen übernimmst du.

Zusätzlich unterstützt du bei der Personalplanung und -koordination. Du bearbeitest Anfragen und leitest sie an die zuständigen Stellen weiter. Die Pflege von Kontakten zu externen Partnern gehört zu deinen Aufgaben in Soest. Du wirkst bei der Erstellung von Konzepten und Richtlinien mit. Die Koordination von Projekten unter Anleitung der Archivleitung übernimmst du. Du unterstützt bei Öffentlichkeitsarbeit und Präsentationen. Die Dokumentation wichtiger Vorgänge und Entscheidungen führst du durch. Du nimmst an Besprechungen teil und erstellst Protokolle.

Anforderungen:

Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltende Ausbildung, idealerweise mit Bezug zum Archiv- oder Kulturbereich. Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion ist erforderlich. Du besitzt sehr gute Organisations- und Planungsfähigkeiten. Sicherer Umgang mit MS Office und gängigen Verwaltungssoftware wird vorausgesetzt. Du verfügst über ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten. Kenntnisse im Projektmanagement sind von Vorteil. Du arbeitest selbstständig, strukturiert und lösungsorientiert. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind notwendig.

Du überzeugst durch hervorragende Organisationsfähigkeit und Koordinationsgeschick in Soest. Deine Kommunikationsstärke zeigt sich im Umgang mit verschiedenen Ansprechpartnern. Du arbeitest diskret und vertrauenswürdig mit sensiblen Informationen. Deine Eigeninitiative und Proaktivität werden geschätzt. Du denkst mit und bringst konstruktive Vorschläge ein. Deine Flexibilität ermöglicht dir die Anpassung an wechselnde Prioritäten. Du arbeitest dienstleistungsorientiert und repräsentativ. Deine Belastbarkeit hilft dir in arbeitsintensiven Phasen. Du bist teamfähig und unterstützt die Archivleitung optimal.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 25-30 Stunden pro Woche, nach Absprache auch flexible Zeiten

Zusammenfassung:

Unser Kunde in Soest bietet dir als durch CALUMA vermittelte Assistenz eine Position mit Verantwortung und Gestaltungsspielraum. Du erhältst umfassende Einblicke in die Archivleitung und -verwaltung. Das Arbeitsumfeld ist professionell mit moderner Büroausstattung. Du arbeitest eng mit der Führungsebene zusammen. Das Unternehmen unterstützt Weiterbildungen im Verwaltungs- und Archivbereich. Du hast einen eigenen Arbeitsplatz mit guter IT-Ausstattung. Die Arbeitszeiten bieten Flexibilität. Du erhältst eine attraktive Vergütung entsprechend deiner Qualifikation. Eine langfristige Perspektive mit Entwicklungsmöglichkeiten wird geboten. Deine Arbeit wird wertgeschätzt und ist wichtig für den Archivbetrieb.