Archivkraft für Personalakten (m/w/d) für Gelsenkirchen – 20,50 € / Stunde – Teilzeit

Jobbeschreibung

In Gelsenkirchen sucht CALUMA für verschiedene Unternehmen spezialisierte Archivkräfte für die Verwaltung von Personalakten. Du bist zuständig für die ordnungsgemäße und datenschutzkonforme Führung von Personalunterlagen. Diese verantwortungsvolle Position erfordert absolute Diskretion und Kenntnis datenschutzrechtlicher Bestimmungen. Du arbeitest im sensiblen Bereich der Personalverwaltung und trägst zur Compliance bei.

Branche: Archivwesen & Dokumentenmanagement

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Archivkraft (m/w/d)

Aufgaben:

Du führst und pflegst Personalakten von der Einstellung bis zum Ausscheiden von Mitarbeitern. Die Ablage aller personalrelevanten Dokumente wie Verträge, Zeugnisse, Beurteilungen und Korrespondenz liegt in deiner Verantwortung. Du stellst Personalakten für HR-Prozesse, Audits oder rechtliche Anfragen zusammen. Die digitale Erfassung von Personalunterlagen in HR-Systeme und Datenbanken gehört zu deinen Kernaufgaben. Du überwachst Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen und initiierst datenschutzkonforme Lösch- bzw. Aussonderungsprozesse. Die Bearbeitung von Anfragen nach Personalakten unter Wahrung des Datenschutzes fällt in deinen Bereich.

Du unterstützt bei der Vorbereitung von Personalakten für Betriebs- oder Betriebsprüfungen. Die Digitalisierung von Altbeständen im Personalbereich wird von dir begleitet. Du wirkst bei der Entwicklung und Optimierung von Ablagestrukturen für Personalakten mit. Die Erstellung von Aktenvermerken und Dokumentationslisten gehört zu deinen Nebenaufgaben. Du unterstützt die Personalabteilung bei administrativen Tätigkeiten rund um die Aktenführung. Die Sicherstellung der ordnungsgemäßen Archivierung ausgeschiedener Personalakten liegt in deiner Verantwortung.

Anforderungen:

Eine Ausbildung im Bereich Personalwesen, Büromanagement oder als Fachangestellter für Medien- und Informationsdienste ist von Vorteil. Erfahrung in der Personalverwaltung oder im Umgang mit Personalakten ist wünschenswert. Fundierte Kenntnisse der DSGVO und arbeitsrechtlicher Aufbewahrungsfristen sind erforderlich. Du bist absolut diskretionsfähig und vertrauenswürdig. Gute Kenntnisse in MS Office und idealerweise Erfahrung mit HR-Software werden vorausgesetzt. Ein einwandfreies polizeiliches Führungszeugnis ist erforderlich. Verschwiegenheitserklärungen wirst du unterschreiben.

Absolute Vertraulichkeit und Diskretion sind deine herausragenden Eigenschaften. Du gehst verantwortungsbewusst mit sensiblen Personaldaten um. Deine Gewissenhaftigkeit sorgt dafür, dass keine Unterlagen verloren gehen. Du arbeitest präzise nach datenschutzrechtlichen Vorgaben. Organisationstalent und systematisches Arbeiten zeichnen dich aus. Du bist zuverlässig und verstehst die Wichtigkeit von Aufbewahrungsfristen. Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber und den Mitarbeitern ist für dich selbstverständlich. Du arbeitest sorgfältig unter Beachtung rechtlicher Rahmenbedingungen.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 20-30 Stunden pro Woche, Arbeitszeit zwischen 08:00 und 16:00 Uhr nach Vereinbarung

Zusammenfassung:

CALUMA vermittelt dich an seriöse Arbeitgeber mit professionellen Personalstrukturen. Du erhältst eine umfassende Einweisung in datenschutzrechtliche Bestimmungen und interne Richtlinien. Alle notwendigen Arbeitsmittel und Zugriffe auf relevante Systeme werden dir bereitgestellt. Du arbeitest in einem geschützten Bereich mit kontrolliertem Zugang. Die Tätigkeit bietet langfristige Perspektiven in einem wichtigen Unternehmensbereich. Du wirst als vertrauenswürdige Fachkraft geschätzt. Die Vergütung erfolgt fair und pünktlich durch den Auftraggeber.