Archivkoordinator (m/w/d) für Heidenheim – 21,50 € / Stunde – Teilzeit

Jobbeschreibung

Als Archivkoordinator übernimmst du in Heidenheim an der Brenz koordinierende und organisierende Aufgaben im Archivbereich. Du bist die zentrale Schnittstelle zwischen Archiv, Fachabteilungen und externen Partnern. Diese Position erfordert Organisationstalent, Kommunikationsstärke und archivfachliches Wissen. Du koordinierst Projekte, Prozesse und Abläufe und sorgst für reibungslose Zusammenarbeit. CALUMA vermittelt dich an Unternehmen in Heidenheim, die eine strukturierte, kommunikative Fachkraft für die Koordination ihres Archivwesens suchen.

Branche: Archiv & Dokumentenmanagement

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Archivkoordinator (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen die Koordination aller archivrelevanten Prozesse und Arbeitsabläufe. Du planst und steuerst Aussonderungsaktionen in Zusammenarbeit mit Fachabteilungen. Die Organisation von Digitalisierungsprojekten und die Abstimmung mit internen und externen Beteiligten liegen in deiner Verantwortung. Du koordinierst Archivierungsdienstleistungen externer Partner und überwachst Qualität und Termine. Die Planung von Umlagerungen, Archivumzügen und Reorganisationsprojekten gehört zu deinem Aufgabenbereich. Du fungierst als Ansprechpartner für Fachabteilungen bei allen archivbezogenen Fragen. Die Koordination zwischen Archiv, IT und Datenschutz bei systemrelevanten Themen ist Teil deiner Tätigkeit.

Zu deinen erweiterten Aufgaben gehört die Erstellung von Projektplänen, Zeitplänen und Ressourcenplanungen für Archivprojekte. Du koordinierst Schulungsmaßnahmen und organisierst Workshops zu Archivierungsthemen. Die Pflege von Kontakten zu externen Archivdienstleistern und die Einholung von Angeboten liegen in deinem Verantwortungsbereich. Du erstellst Berichte, Statistiken und Präsentationen für das Management. Die Koordination bei Audits, Prüfungen und Compliance-Kontrollen gehört zu deinen Aufgaben. Du wirkst bei der Budgetplanung mit und überwachst Kosten für Archivprojekte. Die Dokumentation von Prozessen und die Erstellung von Handlungsanweisungen runden dein Tätigkeitsfeld ab.

Anforderungen:

Vorausgesetzt wird eine abgeschlossene Ausbildung im Archivbereich, in der Verwaltung oder eine vergleichbare Qualifikation mit Schwerpunkt Organisation. Mehrjährige Berufserfahrung im Archivwesen mit Koordinationsaufgaben ist erforderlich. Du verfügst über fundierte Kenntnisse in Projektmanagement und Prozesskoordination. Erfahrung in der Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen und externen Partnern wird vorausgesetzt. Du besitzt sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel und Project. Vertrautheit mit Archivierungsprozessen und -systemen ist notwendig. Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Durchsetzungsvermögen sind erforderlich. Erfahrung in der Budgetüberwachung ist von Vorteil.

Du überzeugst durch hervorragendes Organisationstalent und die Fähigkeit, komplexe Projekte zu koordinieren. Deine Kommunikationsstärke zeigt sich im Umgang mit verschiedenen Stakeholdern. Du besitzt Verhandlungsgeschick und diplomatisches Geschick. Deine strukturierte, vorausschauende Arbeitsweise ermöglicht effiziente Prozesssteuerung. Du bist durchsetzungsstark, aber gleichzeitig kooperativ und teamorientiert. Deine Problemlösungskompetenz hilft dir, Herausforderungen pragmatisch anzugehen. Du arbeitest selbstständig, ergebnisorientiert und mit hohem Verantwortungsbewusstsein. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an wechselnde Prioritäten zeichnen dich aus. Diskretion und Zuverlässigkeit sind für dich selbstverständlich.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, Arbeitszeiten zwischen 08:00 und 17:00 Uhr, Teilzeit mit 25-35 Wochenstunden, flexible Arbeitszeitgestaltung, anteiliges Homeoffice nach Vereinbarung

Zusammenfassung:

Unser Kunde bietet dir eine verantwortungsvolle Koordinationsposition mit Gestaltungsspielraum in einem professionellen Umfeld. Du arbeitest eigenverantwortlich und bist wichtige Schnittstelle zwischen verschiedenen Bereichen. Die Einarbeitung ist strukturiert und berücksichtigt deine Vorkenntnisse. Du profitierst von Weiterbildungen im Bereich Projektmanagement und Prozessoptimierung. Die Unternehmenskultur ist geprägt von Wertschätzung, Vertrauen und kollegialer Zusammenarbeit. Du erhältst eine attraktive Vergütung entsprechend deiner Qualifikation. Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Möglichkeiten ermöglichen gute Work-Life-Balance. Langfristige Perspektiven mit Entwicklungsmöglichkeiten sind gegeben. CALUMA begleitet dich professionell durch den gesamten Vermittlungsprozess.