Archivassistent Records Management (m/w/d) für Gladbeck – 21,00 € / Stunde – Teilzeit

Jobbeschreibung

In Gladbeck vermittelt CALUMA Archivassistenten mit Schwerpunkt Records Management für Unternehmen mit komplexen Informationsflüssen. Du unterstützt bei der systematischen Verwaltung von Geschäftsunterlagen während ihres gesamten Lebenszyklus – von der Erstellung bis zur Archivierung oder Vernichtung. Diese Position verbindet Archivarbeit mit aktuellem Informationsmanagement.

Branche: Archivwesen & Dokumentenmanagement

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Archivassistent (m/w/d)

Aufgaben:

Du implementierst und überwachst Regeln für die Verwaltung von Geschäftsdokumenten gemäß Records-Management-Standards. Die Klassifizierung von Dokumenten nach Geschäftsprozessen und Aufbewahrungsfristen liegt in deiner Verantwortung. Du entwickelst Aktenordnungen und Ablagesystematiken für verschiedene Unternehmensbereiche. Die Schulung von Mitarbeitern in Records-Management-Grundsätzen gehört zu deinen Aufgaben. Du überwachst die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und Compliance-Vorgaben. Die Koordination zwischen aktiver Ablage, Zwischenarchiv und Endarchiv fällt in deinen Bereich. Du stellst die Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit der Dokumentenverwaltung sicher.

Du erstellst Richtlinien und Arbeitsanweisungen für die Schriftgutverwaltung. Die Durchführung von Audits zur Überprüfung der Einhaltung von Records-Management-Vorgaben gehört zu deinen Aufgaben. Du wirkst bei der Auswahl und Implementierung von Records-Management-Software mit. Die Beratung von Fachabteilungen zu Fragen der Dokumentenverwaltung fällt in deinen Verantwortungsbereich. Du entwickelst Kennzahlen und Reports zur Qualität des Records Managements. Die Zusammenarbeit mit Datenschutz-, Compliance- und Rechtsabteilungen gehört zu deinen Nebenaufgaben.

Anforderungen:

Eine Ausbildung oder ein Studium im Bereich Informationsmanagement, Archivwesen, Dokumentationsmanagement oder Records Management ist erforderlich. Fundierte Kenntnisse in Records-Management-Standards (z.B. ISO 15489) sind notwendig. Erfahrung mit Records-Management-Systemen und Dokumentenklassifizierung wird vorausgesetzt. Du verfügst über Kenntnisse relevanter rechtlicher Rahmenbedingungen (DSGVO, GoBD, Aufbewahrungsfristen). Analytische Fähigkeiten und prozessorientiertes Denken zeichnen dich aus. Sehr gute Deutsch- und idealerweise Englischkenntnisse für internationale Standards sind wichtig.

Du denkst systematisch und prozessorientiert. Deine Fähigkeit, komplexe Informationsflüsse zu analysieren und zu strukturieren, ist ausgeprägt. Du arbeitest compliance-bewusst und achtest auf rechtliche Vorgaben. Kommunikationsstärke hilft dir bei der Vermittlung von Records-Management-Grundsätzen. Du arbeitest konzeptionell und kannst unternehmensweite Systeme entwickeln. Durchsetzungsvermögen ermöglicht dir die Implementierung von Standards. Du bist lösungsorientiert und findest praktikable Wege für verschiedene Abteilungen.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 25-35 Stunden pro Woche, Kernarbeitszeit mit Gleitzeitregelung nach Unternehmensstandards

Zusammenfassung:

CALUMA vermittelt dich an Unternehmen mit professionellem Informationsmanagement-Ansatz. Du arbeitest mit modernen Records-Management-Systemen und digitalen Tools. Weiterbildungen zu aktuellen Standards und rechtlichen Entwicklungen werden unterstützt. Du hast Gestaltungsspielraum bei der Entwicklung von Strukturen und Prozessen. Die Arbeit ist strategisch wertvoll und bietet Sichtbarkeit im Unternehmen. Du arbeitest an der Schnittstelle verschiedener Abteilungen mit vielfältigen Kontakten. Die Vergütung entspricht deiner Qualifikation und erfolgt durch den Auftraggeber.