Aktenverwalter (m/w/d) für Kreuztal – 20,50 €/Stunde – Teilzeit

Jobbeschreibung

Als Aktenverwalter in Kreuztal bist du zuständig für die systematische Verwaltung von Aktenbeständen in verschiedenen Unternehmen. Du stellst sicher, dass alle Akten ordnungsgemäß geführt, aufbewahrt und bei Bedarf bereitgestellt werden. Diese Teilzeitposition erfordert Organisationstalent und Erfahrung in der Aktenverwaltung. Du arbeitest selbstständig und bist wichtiger Ansprechpartner für alle aktenbezogenen Fragen. Deine Arbeit sichert die Nachvollziehbarkeit wichtiger Geschäftsvorgänge.

Branche: Archivwesen & Dokumentation

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Aktenverwalter (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben sind die Führung und Verwaltung des gesamten Aktenbestands, die Anlage neuer Akten nach definierten Vorgaben, die Pflege von Aktenverzeichnissen und -plänen, die Verwaltung der Aktenausleihe mit Kontrolle der Rückgabe, die Überwachung von Aufbewahrungsfristen, die Vorbereitung von Akten zur Archivierung oder Aussonderung, die Sicherstellung der vollständigen Aktendokumentation, die Bearbeitung von Aktenanforderungen sowie die Koordination des Aktentransports zwischen Standorten.

Darüber hinaus führst du regelmäßige Aktenrevisionen durch, unterstützt bei internen Audits, erstellst Statistiken über Aktenbestände, entwickelst Vorschläge zur Optimierung der Aktenverwaltung, schulst neue Mitarbeiter in Aktenrichtlinien, koordinierst mit externen Archivdienstleistern, dokumentierst Aussonderungsvorgänge sowie stellst die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben sicher.

Anforderungen:

Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung im Bereich Büroverwaltung. Mehrjährige Erfahrung in der Aktenverwaltung ist erforderlich. Du kennst dich mit Aufbewahrungsfristen und rechtlichen Vorgaben aus. Erfahrung mit Aktenmanagement-Software ist wünschenswert. Du arbeitest strukturiert und hast ein ausgeprägtes Ordnungsbewusstsein. Organisationstalent und Zuverlässigkeit zeichnen dich aus. Diskretion ist für dich selbstverständlich.

Du verfügst über ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten, arbeitest sehr strukturiert und systematisch, hast ein starkes Verantwortungsbewusstsein, zeigst Sorgfalt und Genauigkeit, bist kommunikationsstark im Umgang mit Aktenanforderern, arbeitest selbstständig und eigenverantwortlich, hast gute EDV-Kenntnisse sowie bist zuverlässig und diskret.

Arbeitszeiten:

Teilzeit 20-28 Stunden wöchentlich, Montag bis Freitag zwischen 08:00 und 17:00 Uhr, flexible Gestaltung nach Absprache

Zusammenfassung:

Als Aktenverwalter bieten wir dir einen Stundenlohn von 20,50 Euro, eine verantwortungsvolle Position mit eigenem Gestaltungsspielraum, Einsätze bei etablierten Unternehmen in Kreuztal und Umgebung, gründliche Einarbeitung in unternehmensspezifische Aktenstrukturen, geregelte Arbeitszeiten im Teilzeitmodell, ein professionelles Arbeitsumfeld, Weiterbildungsmöglichkeiten, persönliche Betreuung durch dein CALUMA-Team sowie langfristige Perspektiven.