Aktenverwalter (m/w/d) für Forchheim – 20,00 € / Stunde – Teilzeit

Jobbeschreibung

Als Aktenverwalter in Forchheim über CALUMA vermittelt, bist du für die systematische Verwaltung und Pflege von Aktenbeständen verantwortlich. Du sorgst für Ordnung und Übersichtlichkeit in der Aktenhaltung und stellst die jederzeitige Verfügbarkeit benötigter Unterlagen sicher. Diese Position bietet dir geregelte Arbeitszeiten und vielfältige Aufgaben in einem organisierten Arbeitsumfeld.

Branche: Archiv & Dokumentenmanagement

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Aktenverwalter (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen die Verwaltung und Pflege von Aktenbeständen nach vorgegebenen Ordnungssystemen. Du legst neue Akten an und pflegst bestehende Aktenverzeichnisse. Die Ausgabe und Rücknahme von Akten sowie die Führung entsprechender Nachweise gehören zu deinen Tätigkeiten. Du bearbeitest Aktenanforderungen und stellst diese zeitnah bereit. Die Überwachung von Aufbewahrungsfristen und die Vorbereitung von Aussonderungen liegen in deiner Verantwortung. Du führst Bestandskontrollen durch und meldest Unregelmäßigkeiten. Die Pflege von Aktenverwaltungsdatenbanken gehört zu deinem Aufgabenbereich.

Zu deinen Nebenaufgaben zählt die Unterstützung bei Aktenumzügen und der Neuorganisation von Magazinflächen. Du hilfst bei der Erfassung und Verschlagwortung von Akteninhalten. Die Beratung von Mitarbeitern bei Fragen zur Aktenverwaltung führst du durch. Du unterstützt bei der Digitalisierung von Aktenbeständen. Die Erstellung von Übersichten und Listen zu Aktenbeständen gehört zu deinen Aufgaben. Du wirkst bei der Optimierung von Ablagestrukturen mit. Kleinere Reparaturarbeiten an Ordnern und Akten führst du bei Bedarf durch.

Anforderungen:

Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltende Ausbildung oder vergleichbare Kenntnisse. Erfahrung in der Aktenverwaltung oder im Bürobereich ist von Vorteil. Du besitzt gute Kenntnisse in der Aktenführung und in Ablagesystemen. Sicherer Umgang mit MS Office und Datenbankanwendungen wird vorausgesetzt. Gute Deutschkenntnisse für die Arbeit mit Akteninhalten sind erforderlich. Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise bringst du mit. Körperliche Belastbarkeit für das Heben von Aktenordnern ist notwendig. Diskretion und Verschwiegenheit im Umgang mit vertraulichen Unterlagen sind selbstverständlich.

Du zeichnest dich durch hohe Zuverlässigkeit und Sorgfalt aus. Deine Arbeitsweise ist systematisch und ordnungsliebend. Du besitzt ein gutes Zahlenverständnis und Detailgenauigkeit. Selbstständiges Arbeiten und Eigenverantwortung sind deine Stärken. Du bist serviceorientiert und hilfsbereit im Umgang mit Kollegen. Organisationsfähigkeit und Planungskompetenz zeichnen dich aus. Du arbeitest konzentriert auch bei hohem Aktenvolumen. Deine Kommunikationsfähigkeit erleichtert die Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag zwischen 08:00 und 16:00 Uhr, 20-25 Stunden pro Woche, feste Arbeitszeiten nach Vereinbarung

Zusammenfassung:

Unser Kunde bietet dir einen gut organisierten Arbeitsplatz mit klaren Strukturen. Du erhältst eine umfassende Einarbeitung in die spezifischen Aktenverwaltungssysteme. Die Arbeit findet in ordentlichen, übersichtlichen Räumlichkeiten statt. Ein kollegiales Team unterstützt dich bei deinen Aufgaben. Regelmäßige Arbeitszeiten ermöglichen eine gute Planbarkeit. Die notwendige Arbeitsausstattung wird zur Verfügung gestellt. Du arbeitest in einem sicheren und angenehmen Umfeld. CALUMA steht dir als kompetenter Ansprechpartner zur Seite und begleitet dich während deiner gesamten Vermittlung.