Aktenverwalter (m/w/d) für Bamberg – 20,00 € / Stunde – Teilzeit

Jobbeschreibung

In Bamberg vermitteln wir einen Aktenverwalter für ein privates Wirtschaftsarchiv mit umfangreichen Aktenbeständen. Du bist verantwortlich für die ordnungsgemäße Verwaltung und den Schutz wichtiger Geschäftsunterlagen. Die Position kombiniert administrative Tätigkeiten mit praktischer Archivarbeit. Du arbeitest in einem strukturierten Umfeld und trägst zur Informationssicherheit des Unternehmens bei. Eine verantwortungsvolle Aufgabe mit direktem Einfluss auf Geschäftsprozesse erwartet dich.

Branche: Archivwesen & Dokumentation

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Archivfachkräfte (m/w/d)

Aufgaben:

Du verwaltest die Aktenbestände des Unternehmens nach festgelegten Ordnungssystemen. Die Anlage, Pflege und Aktualisierung von Akten gehört zu deinen Hauptaufgaben. Du bearbeitest Anfragen nach Akten und stellst diese fristgerecht bereit. Die Überwachung von Ausleihvorgängen und Rückläufen liegt in deiner Verantwortung. Du führst Aussonderungen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen durch. Die Archivierung abgeschlossener Vorgänge und Übergabe ans Altarchiv organisierst du. Du pflegst Aktenverzeichnisse und Standortnachweise in entsprechenden Systemen.

Du unterstützt bei der Digitalisierung von Aktenbeständen und der Qualitätskontrolle. Die Mitwirkung bei der Entwicklung und Anpassung von Aktenordnungen gehört zu deinen erweiterten Aufgaben. Du schulst Mitarbeiter in der korrekten Aktenführung und -verwaltung. Die Vorbereitung von Akten für Audits, Prüfungen oder rechtliche Verfahren kann anfallen. Du assistierst bei der Datenschutzkonformität der Aktenverwaltung. Die Koordination mit Fachabteilungen bezüglich Aktenangelegenheiten rundet deine Tätigkeiten ab.

Anforderungen:

Du hast eine kaufmännische oder verwaltende Ausbildung abgeschlossen. Berufserfahrung in der Aktenverwaltung, Registratur oder im Archivwesen ist wünschenswert. Du verfügst über Kenntnisse in Aktenordnungen und Aufbewahrungsfristen. Ein Verständnis für Datenschutzbestimmungen ist erforderlich. Gute MS Office Kenntnisse, besonders Excel und Outlook, werden vorausgesetzt. Du arbeitest genau, zuverlässig und verantwortungsbewusst. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind notwendig. Diskretion und Vertraulichkeit sind für dich grundlegende Arbeitsprinzipien.

Du zeichnest dich durch ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein aus. Deine Organisationsfähigkeit hilft dir, auch große Aktenmengen zu verwalten. Du arbeitest systematisch und behältst auch bei komplexen Strukturen den Überblick. Deine Serviceorientierung zeigt sich im Umgang mit Anfragen. Du bist kommunikativ und kannst klar und verständlich informieren. Deine Belastbarkeit ermöglicht dir konzentriertes Arbeiten auch unter Zeitdruck. Du bist flexibel und kannst dich auf neue Anforderungen einstellen. IT-Affinität und Lernbereitschaft für Softwaresysteme sind vorhanden.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, Kernzeit 09:00 bis 15:00 Uhr, flexible Randzeiten, 20-28 Stunden pro Woche

Zusammenfassung:

Über unsere Vermittlung erhältst du eine verantwortungsvolle Position in einem etablierten Unternehmen. Du arbeitest in modernen Büro- und Archivräumen. Eine strukturierte Einarbeitung in die unternehmensspezifischen Abläufe wird geboten. Du hast Gestaltungsspielraum für Prozessoptimierungen. Flexible Arbeitszeitmodelle ermöglichen gute Work-Life-Balance. Das Team ist erfahren und unterstützt dich bei der Einarbeitung. Weiterbildungen im Bereich Dokumentenmanagement werden gefördert. Ein sicherer Arbeitsplatz mit langfristiger Perspektive erwartet dich.