Applicant Tracking System (ATS)

Nicht zwingend. Ein ATS konzentriert sich auf Bewerbungs- und Recruitingprozesse. Andere HR-Systeme verwalten beispielsweise Beschäftigtendaten oder Abrechnung. Schnittstellen können beide verbinden, sollten aber zweckbezogen und kontrolliert gestaltet sein.

Das hängt vom eigenen Prozess ab. Häufig relevant sind Stellenverwaltung, Status, Kommunikation, Rollenrechte und nachvollziehbare Datenbehandlung. Eine lange Funktionsliste ist kein Ersatz für passende Anwendungsfälle und eine verständliche Bedienung.

Das ist rechtlich und methodisch gesondert zu prüfen. Automatisierte Entscheidungen und personalbezogene KI-Funktionen können besondere Anforderungen auslösen. Verantwortliche müssen verstehen, welche Kriterien wirken und wie Fehler oder Benachteiligungen erkannt und korrigiert werden können.

Welche Daten übertragen werden, zu welchem Zweck und mit welcher Verantwortung. Fehlerfälle und Aktualisierungen müssen berücksichtigt werden. Eine einmalige erfolgreiche Verbindung beweist nicht, dass spätere Änderungen, Löschungen oder Dubletten korrekt verarbeitet werden.

Mit einer definierten Zuordnung, Bereinigung und Prüfung. Nicht alle alten Daten müssen oder dürfen weiterverwendet werden. Testen Sie Sonderzeichen, Anhänge, Status und Zugriffe anhand ausgewählter Fälle, bevor der gesamte Bestand migriert wird.

Einrichtung, Migration, Schulung, Schnittstellen, laufende Pflege und Aufwand für Ausnahmen. Der Lizenzpreis allein zeigt nicht die Gesamtkosten. Prüfen Sie auch Vertragslaufzeit, Erweiterungen und den späteren Datenexport.

An vorher festgelegten Aufgaben und Akzeptanzkriterien. Lassen Sie unterschiedliche Rollen mit realistischen Testfällen arbeiten. Eine schöne Oberfläche ist hilfreich, aber nicht ausreichend, wenn zentrale Prozesse oder Berechtigungen nicht funktionieren.

Leistungsumfang, Verfügbarkeit, Support, Datenverarbeitung, Sicherheit, Unterauftragnehmer und Rückgabe beziehungsweise Löschung bei Vertragsende. Die konkrete rechtliche Prüfung ist vom technischen Produkttest zu unterscheiden. Beides gehört zur Auswahlentscheidung.

Nein. Viele Funktionen sind regelbasierte Verwaltung. Einzelne Module können KI nutzen und müssen dann gesondert betrachtet werden.

Die Vorlage „Anforderungskatalog HR-Software“ unterstützt die strukturierte Vorbereitung. Sie ist bearbeitbar und enthält eigene Prüfpunkte. Eine fachliche oder rechtliche Freigabe wird dadurch nicht ersetzt.