Executive Assistant (m/w/d) für Coburg - 19,50–26,00 € / Stunde - Vollzeit

Über den Job

CALUMA sucht und vermittelt Personal für verschiedene Betriebe und Einrichtungen im Bereich Industrie & Maschinenbau. Die konkreten Tätigkeiten und Einsatzorte ergeben sich aus den Angaben in dieser Anzeige.

Personalvermittlung durch CALUMA

CALUMA begleitet deine Bewerbung und vermittelt dich an passende Arbeitgeber. Den Arbeitsvertrag schließt du direkt mit dem jeweiligen Arbeitgeber; CALUMA ist dein Ansprechpartner für die Vermittlung.

Du wirst direkt der Geschäftsführung unterstellt sein und ein breites Spektrum an verantwortungsvollen Aufgaben übernehmen. Das Büro befindet sich in zentraler Lage mit hervorragender Verkehrsanbindung und bietet eine moderne Infrastruktur mit neuester Technik.

Branche: Industrie & Maschinenbau

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Deine Aufgaben

Als Executive Assistant bist du die rechte Hand der Geschäftsführung und übernimmst ein umfangreiches und anspruchsvolles Aufgabenspektrum. Du managst eigenständig das komplexe Terminmanagement, bereitest Geschäftsreisen vor und nach und erstellst professionelle Präsentationen und Berichte für das Management. Zudem übernimmst du die Protokollführung bei wichtigen Meetings, bereitest Entscheidungsvorlagen vor und übernimmst die Korrespondenz mit Geschäftspartnern und Kunden auf Deutsch und Englisch.

Die Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen und internationalen Standorten gehört ebenfalls zu deinen Hauptaufgaben.

Neben deinen Haupttätigkeiten übernimmst du projektbezogene Recherche- und Analyseaufgaben für die Geschäftsführung. Du unterstützt bei der Organisation von Kundenevents, Messeauftritten und internen Veranstaltungen. Die Pflege des CRM-Systems und die Vorbereitung von Controlling-Reports fallen ebenso in deinen Verantwortungsbereich. Bei Bedarf übernimmst du die Vertretung anderer Assistenzkräfte und hilfst bei der Betreuung internationaler Gäste. Du wirkst bei der Optimierung administrativer Prozesse mit und unterstützt bei der Umsetzung von Digitalisierungsprojekten im Verwaltungsbereich.

Das bringst du mit

Für diese Position bringst du ein abgeschlossenes wirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung im Assistenzbereich mit. Du verfügst über mindestens 5 Jahre Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, idealerweise in einem internationalen Industrieunternehmen. Exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind unerlässlich, weitere Fremdsprachen sind von Vorteil. Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere PowerPoint und Excel) sowie Erfahrung mit SAP werden vorausgesetzt. Du zeichnest dich durch absolute Vertrauenswürdigkeit und Diskretion aus.

Du überzeugst durch dein professionelles Auftreten, deine ausgeprägte Kommunikationsstärke und dein souveränes Auftreten auf allen Hierarchieebenen. Du arbeitest strukturiert, selbstständig und vorausschauend, auch unter Zeitdruck. Deine analytischen Fähigkeiten und deine Problemlösungskompetenz ermöglichen es dir, komplexe Sachverhalte schnell zu erfassen und zielorientiert zu bearbeiten. Du verfügst über ein hohes Maß an Eigeninitiative, Organisationstalent und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen. Interkulturelle Kompetenz und Verhandlungsgeschick runden dein Profil ab.

Was du außerdem wissen solltest

Arbeitszeiten

Montag bis Donnerstag von 8:00 bis 17:00 Uhr, Freitag von 8:00 bis 14:00 Uhr, flexible Gleitzeitregelung, gelegentliche Überstunden bei wichtigen Projekten oder Terminen

Vergütung und Rahmenbedingungen

Die Vergütung wird mit dem jeweiligen Arbeitgeber vereinbart. Abrechnung und Auszahlung übernimmt der Arbeitgeber. CALUMA übernimmt die Personalvermittlung.

Dir wird ein attraktives Gehaltspaket mit einem Stundenlohn von 19,50–26,00 € geboten. Nach erfolgreicher Einarbeitung besteht die Möglichkeit zum teilweisen mobilen Arbeiten. Du erhältst 30 Tage Urlaub im Jahr und profitierst von regelmäßigen Weiterbildungen, auch im internationalen Kontext. Das Unternehmen bietet eine betriebliche Altersvorsorge, Gesundheitsprogramme und Zuschüsse zum Fitnessstudio. Ein moderner Arbeitsplatz mit neuester Technik, Firmenparkplatz sowie regelmäßige Teamevents und Firmenfeiern runden das Angebot ab. Es bestehen gute Entwicklungsperspektiven in einem wachsenden, international agierenden Unternehmen.