Organisationshilfe (m/w/d) für Nordhorn - 16,50 € / Stunde - Teilzeit
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Jobbeschreibung
Als Organisationshilfe in Teilzeit unterstützt du unsere Kundenunternehmen in Nordhorn bei wichtigen organisatorischen und administrativen Aufgaben im Büroalltag. Du bist eine wertvolle Entlastung für die Teams und trägst zur effizienten Abwicklung des Tagesgeschäfts und der täglichen Verwaltungsprozesse bei. Diese Teilzeitposition bietet dir die ideale Möglichkeit, Beruf und private Verpflichtungen wie Familie, Studium, Hobbys oder andere Tätigkeiten optimal und flexibel miteinander zu vereinbaren. Du arbeitest in einem angenehmen und professionellen Büroumfeld mit modernen Arbeitsmitteln und zeitgemäßer technischer Ausstattung. Dein Einsatzbereich umfasst verschiedene administrative und organisatorische Tätigkeiten, bei denen du deine organisatorischen Fähigkeiten gewinnbringend einbringen und kontinuierlich weiterentwickeln kannst. Du profitierst von geregelten und planbaren Teilzeitarbeitszeiten und einem klar strukturierten Aufgabengebiet mit gründlicher und individueller Einarbeitung durch erfahrene und hilfsbereite Kollegen.
Branche: Verwaltung & Büro
Jobarten: Teilzeit
Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)
Aufgaben:
Zu deinen Hauptaufgaben gehört die umfassende Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Prozessen und allgemeinen Bürotätigkeiten in Nordhorn. Du bearbeitest eingehende Post und Dokumente sorgfältig und gewissenhaft, sortierst diese nach Priorität und Zuständigkeit und verteilst sie zeitnah an die entsprechenden Abteilungen und Bereiche. Die systematische Eingabe, gewissenhafte Pflege und regelmäßige Aktualisierung von Daten in digitalen Systemen und Datenbanken gehört zu deinen regelmäßigen und wichtigen Aufgaben. Du unterstützt bei der Erstellung von Dokumenten, Schreiben, Protokollen und einfachen Berichten nach Vorgabe und vorhandenen Mustern. Die Organisation von Terminen, die Koordination von Besprechungen und die professionelle Verwaltung von Kalendern fallen in deinen Verantwortungsbereich. Du führst die ordnungsgemäße Ablage von Unterlagen sowohl digital als auch physisch systematisch und nachvollziehbar durch. Die kompetente und freundliche Bearbeitung von telefonischen Anfragen, E-Mails und schriftlicher Korrespondenz gehört zu deinen täglichen Aufgaben. Du unterstützt bei der Vor- und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen und stellst alle notwendigen Unterlagen rechtzeitig zusammen.
Zu deinen Nebenaufgaben zählt die Bestellung, Verwaltung und Kontrolle von Büromaterialien, Verbrauchsartikeln und notwendigen Arbeitsmitteln in Nordhorn. Du unterstützt bei der freundlichen Bewirtung von Besuchern und der professionellen Vorbereitung von Besprechungs- und Konferenzräumen. Die gewissenhafte Pflege von Kontaktlisten, Adressdatenbanken, Verteilern und anderen wichtigen Verzeichnissen fällt in deinen Aufgabenbereich. Du hilfst bei der Erstellung, Formatierung und ansprechenden Aufbereitung von Präsentationen, Unterlagen und Informationsmaterialien. Die Unterstützung bei der Organisation interner Veranstaltungen, Schulungen und Mitarbeiter-Events gehört zu deinen Tätigkeiten. Du assistierst bei der Digitalisierung von Dokumenten, Akten und der kontinuierlichen Optimierung von Ablage- und Archivierungsprozessen. Die Durchführung von einfachen Recherchen, die Informationsbeschaffung und das Zusammenstellen von relevanten Unterlagen gehören zu deinen Aufgaben. Du unterstützt bei der Bearbeitung von Belegen, einfachen Abrechnungen und anderen administrativen Vorgängen nach Anweisung und Vorgabe.
Anforderungen:
Du verfügst über einen Schulabschluss und hast idealerweise bereits erste praktische Erfahrungen im Büro- oder Verwaltungsbereich gesammelt. Grundkenntnisse bis gute Kenntnisse in MS Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook) sind vorhanden und werden vorausgesetzt. Du arbeitest zuverlässig, strukturiert, gewissenhaft und sorgfältig. Eine organisierte und selbstständige Arbeitsweise im Rahmen vorgegebener Prozesse und Strukturen zeichnet dich aus. Du besitzt gute bis sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Teamfähigkeit und ein freundliches, professionelles Auftreten sind für dich selbstverständlich. Du bist flexibel und kannst dich auf unterschiedliche Aufgaben und Anforderungen einstellen. Die Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Programme, Systeme und Arbeitsabläufe ist vorhanden und wird vorausgesetzt. Pünktlichkeit und Verlässlichkeit sind für dich wichtige und zentrale Werte. Ein gepflegtes Erscheinungsbild rundet dein Profil ab.
Du besitzt eine gute bis sehr gute Auffassungsgabe und kannst neue Aufgaben schnell erfassen, verstehen und selbstständig umsetzen. Sorgfalt und Genauigkeit bei der Bearbeitung von Dokumenten, der Dateneingabe und allen administrativen Tätigkeiten sind für dich selbstverständlich. Du bist serviceorientiert und gehst freundlich, zuvorkommend und professionell mit Kollegen, Kunden und Besuchern um. Diskretion im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen ist für dich wichtig und selbstverständlich. Du kannst selbstständig arbeiten, bist aber auch ein guter und verlässlicher Teamplayer. Flexibilität bei der Arbeitszeitgestaltung im Teilzeitrahmen und nach Absprache bringst du mit. Du zeigst Engagement, Motivation und Einsatzbereitschaft bei der Bewältigung deiner vielfältigen Aufgaben. Deine kommunikativen Fähigkeiten helfen dir im täglichen Austausch mit verschiedenen internen und externen Ansprechpartnern. Belastbarkeit und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu priorisieren und zu koordinieren, zeichnen dich aus.
Arbeitszeiten:
Teilzeit mit 20-30 Stunden pro Woche, Montag bis Freitag. Arbeitszeiten flexibel zwischen 08:00 und 16:00 Uhr nach individueller Absprache und Bedarf. Vereinbarkeit mit Familie oder anderen Verpflichtungen optimal gegeben.
Zusammenfassung:
Das Kundenunternehmen in Nordhorn bietet dir eine gründliche, strukturierte und individuelle Einarbeitung mit festen und kompetenten Ansprechpartnern. Du arbeitest in einem freundlichen und kollegialen Arbeitsumfeld mit wertschätzender und respektvoller Atmosphäre. Die Vergütung beträgt faire 16,50 Euro pro Stunde bei Teilzeitbeschäftigung. Deine flexiblen Teilzeitarbeitszeiten ermöglichen eine optimale Balance zwischen Beruf und Privatleben, Familie oder anderen Verpflichtungen. Es bestehen gute bis sehr gute Entwicklungsmöglichkeiten und bei Bedarf die Option zur Stundenerhöhung oder Ausweitung der Tätigkeit. Die Verkehrsanbindung ist gut bis sehr gut, ausreichend Parkmöglichkeiten sind in der Regel in unmittelbarer Nähe vorhanden. Du profitierst von geregelten Arbeitszeiten ohne Schicht-, Wochenend- oder Feiertagsarbeit. Ein angenehmes Arbeitsklima mit moderner Büroausstattung, zeitgemäßer Technik und ergonomischen Arbeitsplätzen erwartet dich. Bei entsprechender Leistung und beidseitigem Interesse besteht die realistische Möglichkeit der Übernahme durch das Kundenunternehmen in ein festes und unbefristetes Arbeitsverhältnis.
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