Senior Office Manager (m/w/d) in Köln - 24,00€/Stunde - Vollzeit

Über den Job

CALUMA sucht und vermittelt Personal für verschiedene Werbe-, Marketing- und Veranstaltungsunternehmen. Die konkreten Tätigkeiten und Einsatzorte ergeben sich aus den Angaben in dieser Anzeige.

Personalvermittlung durch CALUMA

CALUMA begleitet deine Bewerbung und vermittelt dich an passende Arbeitgeber. Den Arbeitsvertrag schließt du direkt mit dem jeweiligen Arbeitgeber; CALUMA ist dein Ansprechpartner für die Vermittlung.

Als Senior Office Manager in Köln übernimmst du eine Schlüsselposition in einer renommierten Medienagentur. Du bist verantwortlich für die Koordination und Organisation des gesamten Office-Bereichs und unterstützt die Geschäftsführung bei allen administrativen Aufgaben. Dein Arbeitsplatz befindet sich in einem kreativen Loft-Büro im Kölner Medienviertel. Du leitest ein kleines Office-Team und gestaltest Büroprozesse aktiv mit. Die Position bietet dir die Möglichkeit, deine Führungskompetenzen zu entwickeln und in einem innovativen, dynamischen Umfeld zu arbeiten.

Branche: Medien & Marketing

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Senior Office Manager (m/w/d)

Deine Aufgaben

Zu deinen Hauptaufgaben gehören die Leitung und Koordination des Office-Teams, die umfassende Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, das Management des Bürobetriebs inklusive Facility Management sowie die Optimierung von Büro- und Verwaltungsprozessen. Du übernimmst das Vertragsmanagement und die Pflege wichtiger Geschäftsbeziehungen, koordinierst Meetings, Konferenzen und Events und bist verantwortlich für die Budget- und Ressourcenplanung im Office-Bereich.

Die Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitern und externen Partnern zu bilden, gehört ebenfalls zu deinen Aufgaben.

Zusätzlich zu deinen Hauptaufgaben übernimmst du die Organisation von Firmenevents und Teambuilding-Aktivitäten, unterstützt bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter und bei der Pflege der Unternehmenskultur. Du hilfst bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten für das Management und bei der Recherche und Aufbereitung von Informationen für Entscheidungsprozesse. Die Mitarbeit bei der Entwicklung und Implementierung von Office-Richtlinien und -Standards sowie bei der Digitalisierung von Büroprozessen kann ebenfalls zu deinen Nebenaufgaben gehören. Bei Bedarf vertrittst du die Geschäftsführung in administrativen Belangen.

Das bringst du mit

Für diese Position benötigst du eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung zum/zur Office Manager/in oder ein betriebswirtschaftliches Studium. Du verfügst über mindestens 5 Jahre Berufserfahrung im Office Management, davon mindestens 2 Jahre mit Personalverantwortung. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich. Du besitzt ausgezeichnete MS-Office-Kenntnisse und Erfahrung mit CRM- und ERP-Systemen. Fundierte Kenntnisse im Vertragsmanagement und in der Büroorganisation werden vorausgesetzt. Führungserfahrung und ein gutes Verständnis für betriebswirtschaftliche Zusammenhänge zeichnen dich aus.

Du verfügst über ausgeprägte Führungskompetenzen und ein hohes Maß an sozialer Intelligenz. Deine starke Kommunikationsfähigkeit und dein diplomatisches Geschick ermöglichen dir einen erfolgreichen Umgang mit verschiedenen Stakeholdern. Du arbeitest strukturiert, zielorientiert und behältst auch in komplexen Situationen den Überblick. Deine Entscheidungsfreudigkeit und dein unternehmerisches Denken machen dich zu einem wertvollen Mitglied des Management-Teams. Du bist belastbar, flexibel und in der Lage, Prioritäten sinnvoll zu setzen. Deine Diskretion und Loyalität sind selbstverständlich im Umgang mit vertraulichen Informationen. Du bist durchsetzungsstark, aber gleichzeitig empathisch und teamorientiert.

Was du außerdem wissen solltest

Arbeitszeiten

Die Arbeitszeit beträgt 40 Stunden pro Woche, in der Regel Montag bis Freitag von 9:00 bis 18:00 Uhr. Aufgrund der Führungsposition kann zeitweise Flexibilität bei den Arbeitszeiten erforderlich sein. Nach Einarbeitung sind 1-2 Home-Office-Tage pro Woche möglich.

Vergütung und Rahmenbedingungen

Die Vergütung wird mit dem jeweiligen Arbeitgeber vereinbart. Abrechnung und Auszahlung übernimmt der Arbeitgeber. CALUMA übernimmt die Personalvermittlung.

Du erhältst einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit überdurchschnittlicher Vergütung und Bonuszahlungen bei Zielerreichung. Dir werden 30 Tage Urlaub pro Jahr und flexible Arbeitszeitmodelle geboten. Du profitierst von individuellen Weiterbildungsmöglichkeiten und Führungskräftetrainings. Ein hochmoderner Arbeitsplatz in attraktiver Lage mit erstklassiger technischer Ausstattung wird dir zur Verfügung gestellt.

Du erhältst betriebliche Altersvorsorge, Gesundheitsangebote und attraktive Zusatzleistungen wie JobRad oder JobTicket. Regelmäßige Teamevents, eine inspirierende Arbeitsatmosphäre und flache Hierarchien runden das Angebot ab.